PAGE節(jié)能檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司節(jié)能檔案資料管理，確保節(jié)能工作的規(guī)范化、科學(xué)化，提高能源利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與節(jié)能工作相關(guān)的各類檔案資料的管理，包括但不限于節(jié)能規(guī)劃、能源消耗統(tǒng)計報表、節(jié)能技術(shù)改造項目資料、節(jié)能設(shè)備運行記錄等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司節(jié)能工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實。2.完整性原則：涵蓋節(jié)能工作的各個方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理，確保檔案資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的節(jié)能檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）節(jié)能管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善節(jié)能檔案資料管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好節(jié)能檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對節(jié)能檔案資料進(jìn)行分類、編號、存儲和保管，確保檔案資料的安全和完整。4.定期對節(jié)能檔案資料進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.按照規(guī)定提供節(jié)能檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門節(jié)能檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至節(jié)能管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)節(jié)能檔案資料的管理，確保資料的及時、準(zhǔn)確和完整。3.配合節(jié)能管理部門做好節(jié)能檔案資料的清查、盤點等工作。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.節(jié)能規(guī)劃與計劃：公司年度、季度節(jié)能工作計劃、節(jié)能目標(biāo)責(zé)任書、節(jié)能技術(shù)改造規(guī)劃等。2.能源消耗數(shù)據(jù)：水、電、氣、煤等能源的消耗統(tǒng)計報表、能源計量器具臺賬及檢定記錄等。3.節(jié)能技術(shù)與措施：節(jié)能技術(shù)研發(fā)資料、節(jié)能設(shè)備選型與采購文件、節(jié)能改造項目可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、竣工驗收資料等。4.節(jié)能宣傳與培訓(xùn)：節(jié)能宣傳活動資料、員工節(jié)能培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。5.節(jié)能考核與獎懲：節(jié)能考核制度、考核結(jié)果記錄、節(jié)能獎勵文件及發(fā)放記錄等。6.其他相關(guān)資料：與節(jié)能工作有關(guān)的會議紀(jì)要、調(diào)研報告、上級部門下發(fā)的節(jié)能文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時收集本部門的節(jié)能檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.對于重要的節(jié)能文件和資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對于無法收集原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的節(jié)能檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照節(jié)能檔案資料的類別和性質(zhì)，分為節(jié)能規(guī)劃類、能源消耗類、節(jié)能技術(shù)類、節(jié)能宣傳培訓(xùn)類、節(jié)能考核獎懲類等。2.編號：對每一類節(jié)能檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將整理好的節(jié)能檔案資料按照順序進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。4.編目：編制節(jié)能檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號、日期、來源等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案資料的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門將整理好的節(jié)能檔案資料移交至節(jié)能管理部門。2.節(jié)能管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的節(jié)能檔案資料應(yīng)按照類別和編號順序存放，并建立相應(yīng)的檔案臺賬。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，對紙質(zhì)節(jié)能檔案資料進(jìn)行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：建立電子節(jié)能檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案資料進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）存儲期限1.節(jié)能規(guī)劃與計劃、能源消耗統(tǒng)計報表等重要檔案資料應(yīng)長期保存。2.節(jié)能技術(shù)改造項目資料、節(jié)能設(shè)備運行記錄等檔案資料應(yīng)保存至項目結(jié)束后[X]年。3.其他一般性節(jié)能檔案資料可根據(jù)實際情況確定保存期限，但不得少于[X]年。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱節(jié)能檔案資料的，應(yīng)填寫《節(jié)能檔案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到節(jié)能管理部門查閱。2.查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)節(jié)能管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱節(jié)能檔案資料的，應(yīng)填寫《節(jié)能檔案資料借閱申請表》，并提供有效證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。歸還時，應(yīng)確保檔案資料的完整和無損。六、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.根據(jù)檔案資料的密級，采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識、限制查閱范圍等。2.對涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的節(jié)能檔案資料，嚴(yán)格限制知悉范圍，并與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止泄密事件的發(fā)生。（二）安全管理1.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的正常運行。2.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置必要的用戶權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。七、檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過保存期限且已無保存價值的節(jié)能檔案資料。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的檔案資料。（二）銷毀程序1.由節(jié)能管理部門提出檔案資料銷毀申請，填寫《節(jié)能檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上詳細(xì)的清單。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由節(jié)能管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷