PAGE淺談檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織信息化發(fā)展的需求，規(guī)范檔案信息化管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案信息化管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案信息化管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：保證檔案信息的真實性和原始性，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案信息，確保檔案資料的完整性。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。5.便捷性原則：優(yōu)化檔案信息化管理流程，提高檔案利用的便捷性和效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案信息化管理制度、流程和標準。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案信息化建設(shè)工作，包括硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)的選型與配置。3.組織開展檔案數(shù)字化工作，對各類檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護與管理，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等工作。5.對檔案信息進行分類、編目、存儲和檢索，建立科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案查詢和利用效率。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息化管理工作，定期對檔案管理情況進行檢查和評估。7.負責(zé)檔案信息安全管理工作，制定安全策略，實施安全防護措施，對檔案信息系統(tǒng)進行安全審計和風(fēng)險評估。8.組織開展檔案信息化培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和信息化技能。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案信息化管理要求，配合檔案管理部門完成本部門檔案的數(shù)字化工作。3.負責(zé)本部門檔案信息系統(tǒng)的用戶管理，按照規(guī)定權(quán)限使用檔案信息，不得越權(quán)操作。4.定期對本部門檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告并處理。5.遵守檔案信息化管理制度，妥善保管和使用檔案信息，不得泄露、篡改或擅自銷毀檔案資料。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，協(xié)助檔案管理部門選型合適的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，并負責(zé)相關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和維護。2.保障檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運行，制定網(wǎng)絡(luò)安全策略，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。3.協(xié)助檔案管理部門進行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案的制定和實施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.對檔案信息化管理中的技術(shù)問題進行及時處理和技術(shù)指導(dǎo)，推動檔案信息化管理技術(shù)的不斷進步。三、檔案信息化建設(shè)（一）硬件設(shè)施建設(shè)1.根據(jù)檔案信息化管理的需求，配備足夠的服務(wù)器、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備、終端設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案數(shù)字化處理和信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。2.硬件設(shè)施應(yīng)具備良好的性能和擴展性，能夠滿足公司/組織未來檔案信息化發(fā)展的需要。3.定期對硬件設(shè)施進行檢查、維護和保養(yǎng)，及時更新老化或損壞的設(shè)備，確保硬件設(shè)施的正常運行。（二）軟件系統(tǒng)建設(shè)1.選擇符合公司/組織實際情況和檔案管理要求的檔案信息管理軟件系統(tǒng)，軟件應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、安全管理等功能模塊。2.在軟件選型過程中，應(yīng)進行充分的調(diào)研和測試，確保軟件的功能、性能、安全性等方面滿足公司/組織的需求，并符合相關(guān)行業(yè)標準。3.對檔案信息管理軟件系統(tǒng)進行定制化開發(fā)時，應(yīng)遵循軟件工程的規(guī)范和標準，確保系統(tǒng)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。4.建立軟件系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.定期對軟件系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，以適應(yīng)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求的變化，提高系統(tǒng)的運行效率和功能完整性。（三）檔案數(shù)字化建設(shè)1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、標準、流程和時間節(jié)點。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對紙質(zhì)檔案、電子檔案等進行掃描處理，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標準要求，確保圖像清晰可讀。3.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。4.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進行掛接，建立準確的檔案數(shù)字化索引，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.對數(shù)字化檔案進行存儲管理，采用安全可靠的存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案信息管理（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等。2.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進行分類編號，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.在整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案資料，對破損、褪色等質(zhì)量問題的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的完整性和可讀性。4.定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任。（二）檔案編目與存儲1.檔案管理部門對接收的檔案資料進行進一步編目，編制檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便檔案的檢索和查詢。2.根據(jù)檔案的性質(zhì)、保管期限等因素，確定檔案的存儲方式和存儲位置。對不同類型的檔案，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等，應(yīng)分別進行存儲，并做好標識和索引。3.建立檔案存儲環(huán)境的管理制度，確保檔案存儲場所的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件符合要求，保障檔案的安全保存。（三）檔案檢索與利用1.完善檔案信息檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速準確地查找所需檔案信息。2.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、流程和審批權(quán)限。凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，為利用者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱檔案時，利用者應(yīng)在規(guī)定的場所進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.對于需要復(fù)制檔案的情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。復(fù)制檔案應(yīng)保證與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改或刪減。5.鼓勵檔案信息的共享與交流，促進檔案資源的有效利用。在確保檔案信息安全的前提下，通過檔案信息系統(tǒng)等方式，為相關(guān)部門和人員提供必要的檔案信息支持。五、檔案信息安全管理（一）安全策略制定1.建立健全檔案信息安全管理制度，制定詳細的安全策略，明確檔案信息安全管理的目標、原則、措施和流程。2.根據(jù)檔案信息的重要性和敏感性，對檔案信息進行分級分類管理，針對不同級別的檔案信息制定相應(yīng)的安全保護措施。3.定期對檔案信息安全策略進行評估和修訂，確保其適應(yīng)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和信息技術(shù)變化的需求，有效防范各類安全風(fēng)險。（二）人員安全管理1.加強對檔案管理人員和涉及檔案信息操作的人員的安全意識教育，提高其安全防范意識和操作技能。2.對相關(guān)人員進行背景審查和權(quán)限管理，簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的操作權(quán)限，做到權(quán)限最小化原則，防止越權(quán)操作。4.定期對人員的權(quán)限進行審查和調(diào)整，及時清理離職或崗位變動人員的權(quán)限，確保權(quán)限的合理性和有效性。（三）物理安全管理1.檔案存儲場所應(yīng)具備完善的物理安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。2.對檔案存儲設(shè)備進行妥善保管，采取防火、防潮、防蟲、防磁等措施，確保設(shè)備的安全可靠運行。3.定期對檔案存儲場所和設(shè)備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（四）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.建立檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意軟件入侵等安全威脅。2.對檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，禁止外部非法網(wǎng)絡(luò)接入檔案信息系統(tǒng)。3.定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進行更新和維護，進行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性。（五）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案數(shù)據(jù)的備份管理，制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的異地場所。2.對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。3.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要的檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。4.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)操作進行審計和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常數(shù)據(jù)操作行為。六、檔案信息化培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)公司/組織員工的檔案信息化管理需求和技能水平，制定年度檔案信息化培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋檔案信息化管理制度、檔案管理軟件系統(tǒng)操作、檔案數(shù)字化處理技術(shù)、檔案信息安全知識等方面的內(nèi)容。3.明確培訓(xùn)的對象、方式、時間、地點和師資等，確保培訓(xùn)計劃具有可操作性和針對性。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實地操作指導(dǎo)等多種形式。2.邀請專業(yè)的培訓(xùn)講師或內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員進行授課，確保培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性和實用性。3.在培訓(xùn)過程中，注重與學(xué)員的互動交流，及時解答學(xué)員的疑問，提高培訓(xùn)效果。4.為學(xué)員提供培訓(xùn)教材、操作手冊等學(xué)習(xí)資料，方便學(xué)員課后復(fù)習(xí)和實踐操作。（三）考核評估1.建立檔案信息化培訓(xùn)考核機制，對參加培訓(xùn)的人員進行考核評估?？己朔绞娇刹捎每荚?、實際操作、撰寫心得體會等多種形式。2.根據(jù)考核結(jié)果，對成績合格的人員頒發(fā)培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書，對成績優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵。3.