PAGE基金會(huì)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金會(huì)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高項(xiàng)目管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本基金會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基金會(huì)開展的各類項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等全過程形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。項(xiàng)目檔案由基金會(huì)指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集項(xiàng)目各階段形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、歸檔、保管和利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施部門做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案，建立健全項(xiàng)目檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，按規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的項(xiàng)目文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性和質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.審核項(xiàng)目文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保符合檔案管理要求。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。三、項(xiàng)目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目申報(bào)階段：項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書、相關(guān)審批文件等。2.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目合同等。3.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、資金使用情況報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、項(xiàng)目成果證明材料等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收意見、驗(yàn)收證書等。（二）收集要求1.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照項(xiàng)目實(shí)施過程的先后順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于查找。3.項(xiàng)目文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等信息。4.對(duì)于圖紙、照片、音像等特殊載體的文件材料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，并注明相關(guān)信息。四、項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。對(duì)于跨年度的項(xiàng)目，應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目實(shí)施部門將整理好的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料符合歸檔要求。2.項(xiàng)目實(shí)施部門填寫《項(xiàng)目檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門，一份留存本部門備查。3.檔案管理部門對(duì)移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理簽收手續(xù)，并將項(xiàng)目檔案存入檔案庫(kù)房。五、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管期限項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和基金會(huì)實(shí)際情況確定。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍1.基金會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、合作等需要查閱項(xiàng)目檔案，須經(jīng)基金會(huì)相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用程序1.基金會(huì)內(nèi)部人員查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)提前向基金會(huì)提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)基金會(huì)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱項(xiàng)目檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記和編號(hào)。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。七、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目實(shí)施部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和基金會(huì)實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)基金會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀項(xiàng)目檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行。3.銷毀檔