PAGE勞務(wù)派遣檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)勞務(wù)派遣檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)中涉及的各類檔案資料的管理，包括但不限于員工檔案、派遣協(xié)議、考勤記錄、薪資核算資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案資料的機(jī)密性，防止信息泄露，確保公司和客戶的利益不受損害。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理流程規(guī)范、有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，確保檔案資料的安全和完整。2.建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案資料的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期核對(duì)賬目。3.按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室統(tǒng)一管理。3.配合檔案室管理人員做好檔案資料的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.員工檔案：包括員工個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。2.派遣協(xié)議：與客戶簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。3.考勤記錄：?jiǎn)T工的出勤情況、請(qǐng)假記錄、加班記錄等。4.薪資核算資料：工資表、獎(jiǎng)金分配表、社保繳納記錄等。5.業(yè)務(wù)往來(lái)文件：與客戶、供應(yīng)商的溝通函件、合同變更記錄等。6.其他相關(guān)資料：如員工離職手續(xù)辦理資料、勞動(dòng)糾紛處理記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案資料的類別和性質(zhì)，分為員工檔案類、派遣協(xié)議類、考勤記錄類、薪資核算資料類等。2.編號(hào)：為每一類檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物等可能損壞檔案的物品。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)移交檔案室進(jìn)行歸檔。2.檔案室管理人員按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，將檔案資料放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案目錄中登記歸檔情況。（二）檔案保管期限1.員工檔案：長(zhǎng)期保管，直至員工離職后[X]年。2.派遣協(xié)議：自協(xié)議簽訂之日起保管[X]年。3.考勤記錄：保管[X]年。4.薪資核算資料：保管[X]年。5.其他檔案資料：根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限。（三）檔案保管要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。4.嚴(yán)格限制非檔案室管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案資料，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人持審批通過的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案資料供查閱人查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案資料，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人持審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的借閱內(nèi)容，將檔案資料借給借閱人，并在借閱登記本上記錄借閱時(shí)間、借閱人姓名、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上亂寫亂畫，確保檔案資料的安全和完整。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)提醒查閱人、借閱人注意保密，不得將檔案資料帶出規(guī)定場(chǎng)所。（二）安全管理檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全。定期對(duì)檔案室的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案室管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生安全事故。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。（二）銷毀流程1.檔案室管理人員根據(jù)檔案銷毀條件，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的《檔案銷毀清單》，對(duì)檔案資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案資料無(wú)