PAGE醫(yī)院檔案建立與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的綜合管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，設(shè)置檔案庫(kù)房、檔案整理室、檔案查閱室等工作場(chǎng)所。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等措施。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。8.積極提供檔案信息服務(wù)，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和保障。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、會(huì)議文件、規(guī)章制度、人事任免、外事活動(dòng)等檔案。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等檔案。4.護(hù)理管理類：包含護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量管理、護(hù)理人員培訓(xùn)、護(hù)理科研等檔案。5.教學(xué)管理類：如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)管理、教師教學(xué)檔案等。6.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果管理、科研論文發(fā)表、科研經(jīng)費(fèi)管理等檔案。7.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。8.設(shè)備物資管理類：涉及醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢，物資采購(gòu)、庫(kù)存管理等檔案。9.基建檔案類：包括醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程的檔案。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如醫(yī)院榮譽(yù)檔案、特殊事件檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023YLG001，表示2023年醫(yī)療管理類的第1份檔案。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別：用三位大寫(xiě)字母表示檔案所屬的類別，如黨群工作類為DQ，行政管理類為XZ等。4.流水號(hào)：用三位數(shù)字表示該類別檔案的順序號(hào)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門(mén)在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等，包括紙質(zhì)、電子、聲像等不同載體的材料。2.醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人在醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中形成的具有保存價(jià)值的材料，如科研論文、著作、病歷資料等。3.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.醫(yī)院舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。5.醫(yī)院收到的上級(jí)文件、通知、批示等。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像檔案應(yīng)保證圖像清晰、聲音清楚，內(nèi)容完整，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。3.基建檔案應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)歸檔，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。（四）歸檔程序1.各科室、部門(mén)的檔案收集人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.將分類后的檔案材料移交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步的審核、整理、編目等工作。3.檔案管理部門(mén)將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息，然后上架存放。五、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。2.電子檔案：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的有序管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：對(duì)照片、錄像等聲像檔案進(jìn)行分類整理，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，裝入專門(mén)的檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備。（三）編目要求1.編制檔案目錄：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案整理情況，編制檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、年度、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等項(xiàng)目。3.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查詢和更新。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管期限1.醫(yī)院檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保圖像和聲音的清晰、完整。同時(shí)，對(duì)聲像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期更換，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度。2.服務(wù)醫(yī)院工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作，為醫(yī)院發(fā)展提供支持。3.保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.醫(yī)院外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，為查閱者提供檔案查閱服務(wù)或辦理檔案借閱手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。5.醫(yī)院外部單位查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)提前向醫(yī)院提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱的檔案內(nèi)容、利用目的等信息，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。6.司法機(jī)關(guān)查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如立案決定書(shū)、調(diào)查令等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，司法機(jī)關(guān)應(yīng)遵守醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重新鑒定，確定是否繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、類別、題名、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀工作的徹底性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供更好的支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立醫(yī)院內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)與各科室、部門(mén)之間的檔案信息共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求