PAGE學(xué)校保密文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校保密文件檔案管理，確保學(xué)校各類文件檔案的安全與完整，防止文件檔案信息的泄露，維護(hù)學(xué)校的正常教學(xué)、科研和管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工在處理、保管和利用保密文件檔案過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的文件檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.規(guī)范管理原則：建立健全文件檔案管理流程，確保文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.安全保障原則：采取必要的安全措施，保障文件檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.依法依規(guī)原則：遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法管理保密文件檔案。二、保密文件檔案的界定（一）機(jī)密文件1.涉及學(xué)校重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等內(nèi)部信息，一旦泄露可能對(duì)學(xué)校造成重大損失或不良影響的文件。2.尚未公開的科研成果、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)資料等，具有較高知識(shí)產(chǎn)權(quán)價(jià)值的文件。3.涉及學(xué)校與外部機(jī)構(gòu)簽訂的保密協(xié)議、合作協(xié)議等重要合同文件，包含保密條款的文件。（二）敏感文件1.學(xué)生個(gè)人隱私信息，如成績單、學(xué)籍檔案、家庭信息等。2.教職工人事檔案、工資待遇、考核評(píng)價(jià)等涉及個(gè)人隱私的文件。3.學(xué)校內(nèi)部管理中涉及敏感問題的文件，如違紀(jì)處理、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。（三）一般保密文件1.學(xué)校日常行政工作中涉及一定范圍信息的文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.一般性的教學(xué)資料、教案、課件等，雖不涉及機(jī)密，但仍需適當(dāng)保密的文件。3.學(xué)校對(duì)外宣傳材料中涉及學(xué)校形象、特色等需保密的部分內(nèi)容。三、保密文件檔案的管理職責(zé)（一）學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校保密文件檔案管理工作，制定保密工作方針、政策和制度。2.定期審議保密文件檔案管理工作情況，解決工作中存在的重大問題。3.對(duì)保密文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）學(xué)校辦公室1.負(fù)責(zé)學(xué)校保密文件檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定具體的管理辦法和工作流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位的保密文件檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)學(xué)校保密文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管、清退、銷毀等工作。4.定期對(duì)學(xué)校保密文件檔案進(jìn)行整理、歸檔，建立健全文件檔案目錄和檢索系統(tǒng)。（三）各部門、各單位1.負(fù)責(zé)本部門、本單位保密文件檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.明確一名兼職保密員，負(fù)責(zé)本部門、本單位保密文件檔案的日常管理，并接受學(xué)校辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.對(duì)本部門、本單位產(chǎn)生的保密文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，確保文件檔案的準(zhǔn)確、完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行保密文件檔案的借閱、使用、歸還等制度，防止文件檔案丟失、損壞和泄露。（四）文件檔案管理人員1.認(rèn)真履行保密職責(zé)，嚴(yán)格遵守保密制度，熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)保密文件檔案的具體管理工作，做好文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作記錄。3.定期對(duì)保密文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保文件檔案的安全與完整。4.對(duì)發(fā)現(xiàn)的文件檔案安全隱患及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、保密文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各單位在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.學(xué)校與外部機(jī)構(gòu)簽訂的各類合同、協(xié)議、信函等文件。3.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的涉及學(xué)校利益的文件材料。4.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中提交的重要作業(yè)、論文、報(bào)告等文件。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等類別。2.對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件材料的整齊、牢固。五、保密文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)定期將整理好的文件材料移交學(xué)校辦公室進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間一般為每年的上半年。2.移交的文件材料應(yīng)符合歸檔要求，目錄清晰，裝訂整齊，手續(xù)完備。3.學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門、單位進(jìn)行整改。（二）保管期限1.根據(jù)文件材料的重要程度、保存價(jià)值等因素，確定文件材料的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件材料主要包括學(xué)校的重要?dú)v史檔案、法規(guī)性文件、重大決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長期保管的文件材料主要包括學(xué)校的一般性行政文件、教學(xué)科研文件、學(xué)生檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的文件材料主要包括學(xué)校的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，保管期限一般為1年至10年。（三）保管方式1.設(shè)立專門的保密文件檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.對(duì)保密文件檔案進(jìn)行分類存放，按照保管期限、類別等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子文件檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件檔案的安全與完整。4.建立保密文件檔案借閱登記制度，對(duì)借閱的文件檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。六、保密文件檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序利用保密文件檔案，確保文件檔案的安全與保密。2.利用保密文件檔案應(yīng)遵循“誰利用、誰負(fù)責(zé)”的原則，利用人員應(yīng)妥善保管利用的文件檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、傳播。3.對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后方可利用。（二）利用程序1.利用人員填寫保密文件檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校辦公室審批。3.學(xué)校辦公室根據(jù)利用申請表的內(nèi)容，對(duì)利用人員的身份和利用目的進(jìn)行核實(shí)，符合條件的予以批準(zhǔn)。4.利用人員憑批準(zhǔn)的申請表到學(xué)校辦公室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取保密文件檔案。5.利用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還保密文件檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保文件檔案的完整、無損。（三）利用限制1.未經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自對(duì)外提供保密文件檔案。2.利用保密文件檔案不得用于與工作無關(guān)的目的，不得泄露文件檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及學(xué)校商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的文件檔案，利用人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。七、保密文件檔案的保密措施（一）人員保密管理1.對(duì)涉及保密文件檔案管理工作的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.與涉及保密文件檔案管理工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及保密文件檔案管理工作的人員進(jìn)行定期考核，對(duì)違反保密制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）物理安全措施1.保密文件檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保庫房的安全。2.對(duì)保密文件檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。3.定期對(duì)保密文件檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（三）信息安全措施1.建立保密文件檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。2.對(duì)保密文件檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對(duì)保密文件檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保信息的安全與完整。（四）保密監(jiān)督檢查1.學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)學(xué)校保密文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.學(xué)校辦公室不定期對(duì)各部門、各單位的保密文件檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.鼓勵(lì)全體教職員工對(duì)保密文件檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。八、保密文件檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的保密文件檔案。2.因工作失誤、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因形成的重復(fù)、多余的保密文件檔案。3.涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的文件檔案，在經(jīng)過嚴(yán)格審批后需要銷毀的。（二）銷毀程序1.各部門、各單位對(duì)需要銷毀的保密文件檔案進(jìn)行清理、登記，填寫保密文件檔案銷毀申請表，注明銷毀文件檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校辦公室審批。3.學(xué)校辦公室根據(jù)申請表的內(nèi)容，對(duì)需要銷毀的保密文件檔案進(jìn)行核實(shí)，符合條件的予以批準(zhǔn)。4.學(xué)校辦公室指定專人負(fù)責(zé)保密文件檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)