PAGE政協(xié)檔案依法管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在政協(xié)履行職能、服務(wù)社會等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：政協(xié)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映政協(xié)工作的全過程。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政協(xié)工作和社會各界提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)政協(xié)檔案的日常管理工作。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和本制度匯編，制定具體的檔案管理制度和操作流程。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常協(xié)調(diào)和督促，確保文件材料的齊全、完整。配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，積極提供利用檔案的相關(guān)信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.政協(xié)全體會議、常委會議、主席會議、秘書長會議及其他重要會議形成的文件、資料、記錄等。2.政協(xié)委員提案、建議案及辦理情況的相關(guān)材料。3.政協(xié)開展調(diào)研、視察、考察等活動形成的文件、報(bào)告、記錄等。4.政協(xié)與各部門、各單位的往來文件、函件、協(xié)議等。5.政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)部的行政管理文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.政協(xié)組織的重要活動、對外宣傳材料、音像資料等。7.政協(xié)委員個(gè)人的履職材料、榮譽(yù)證書等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后即時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于按年度順序排列和管理。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)政協(xié)機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各部門檔案，明確責(zé)任主體。3.按問題分類：按照檔案反映的問題性質(zhì)進(jìn)行分類，如會議文件、提案工作、調(diào)研視察等，使檔案內(nèi)容更加條理清晰。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案的整齊美觀。2.編頁號：對每份檔案材料進(jìn)行編頁號，便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷標(biāo)題、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)等，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明相關(guān)信息，便于存放和檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專門檔案如會議檔案、調(diào)研檔案等應(yīng)在活動結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.檔案管理部門對接收的檔案材料進(jìn)行再次審核，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列上架，建立檔案檢索體系。六、檔案保管（一）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映政協(xié)主要職能活動和歷史面貌的，對政協(xié)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡在一定時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對于保管期限已滿的檔案，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新鑒定，確定其繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表，詳細(xì)說明檔案的基本情況、鑒定理由和處理建議。2.檔案鑒定小組對鑒定意見進(jìn)行審核，召開鑒定會議，充分討論并形成鑒定結(jié)論。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作情況。3.檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等管理情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.運(yùn)用信息化手段，開發(fā)檔案統(tǒng)計(jì)軟件或利用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按月、季、年編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，經(jīng)審核后上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。九、檔案利用（一）利用范圍1.政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.政協(xié)委員及相關(guān)單位因履職需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會組織等因合法需求查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（三）利用反饋1.利用檔案后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的政協(xié)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案信息的檢索效率和利用水平，為政協(xié)工作提供更加便捷的信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄、文件內(nèi)容等信息錄入信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的信息化操作。4.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化設(shè)備的管理和維護(hù)，保證設(shè)備正常使用