PAGE律師事務(wù)所檔案保存制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律師事務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體員工在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由本所檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映律師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本所設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。7.參與本所重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類案件的委托代理合同、授權(quán)委托書、法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄、結(jié)案報(bào)告等。2.行政檔案：包括本所的各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.客戶檔案：包括客戶基本信息、服務(wù)記錄、溝通資料等。4.其他檔案：包括本所獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案收集要求1.各部門和員工應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的業(yè)務(wù)文件和資料移交檔案管理部門，不得私自留存。2.移交的檔案應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。（三）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案的有序存放和檢索。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并注明修復(fù)情況。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案的安全和有效利用。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔保管。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列，上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度和編號(hào)。3.建立檔案歸檔登記制度，記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、數(shù)量等信息。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查詢。4.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如備份存儲(chǔ)、加密保護(hù)等。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的借閱與利用（一）檔案借閱1.本所員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放《檔案借閱證》，并按照申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案借閱證》上注明的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）檔案利用1.本所員工可根據(jù)工作需要，利用檔案管理部門提供的檔案查閱服務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)積極協(xié)助利用人員查閱檔案，提供必要的幫助和指導(dǎo)。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用檔案時(shí)，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，將檔案劃分為永久保管、長期保管和短期保管三類。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員參與，組成檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫房的整潔和安全。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并按時(shí)報(bào)送本所負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案移交1.本所因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、分立、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交過程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得遺漏、丟失檔案。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本所檔案管理制度。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、利用、鑒定和銷毀等手續(xù)，嚴(yán)格遵