PAGE住建局檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強住建局檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于住建局各科室、下屬單位及因工作需要借閱檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案利用效率，服務(wù)于住建局各項工作的開展。二、檔案借閱管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審核、發(fā)放和催還等工作。3.負(fù)責(zé)對檔案借閱情況進行統(tǒng)計和分析。4.負(fù)責(zé)對檔案借閱過程中的違規(guī)行為進行查處。（二）借閱申請部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)填寫檔案借閱申請表，明確借閱目的、內(nèi)容和期限等。2.負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)檔案的借閱和歸還工作。3.負(fù)責(zé)對借閱檔案的使用情況進行監(jiān)督和管理。（三）借閱人職責(zé)1.遵守本制度的規(guī)定，按時歸還借閱的檔案。2.愛護借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。3.不得將借閱的檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。三、檔案借閱流程（一）借閱申請1.借閱人需填寫《住建局檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到借閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核內(nèi)容包括借閱目的的合理性、借閱期限的合規(guī)性、借閱人資格的有效性等。3.對于重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)住建局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）檔案發(fā)放1.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相應(yīng)檔案。2.將檔案交予借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱日期、檔案名稱、文號、借閱人姓名、部門、預(yù)計歸還日期等。3.借閱人需在借閱登記冊上簽字確認(rèn)。（四）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.確認(rèn)檔案完好無損后，辦理歸還登記手續(xù)，注銷借閱記錄。四、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長，必須經(jīng)住建局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）逾期處理1.借閱人逾期未歸還檔案的，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出催還通知。2.經(jīng)催還仍未歸還的，檔案管理部門有權(quán)暫停該借閱人再次借閱檔案的資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.因逾期未歸還檔案造成檔案丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案范圍1.已歸檔的各類文件、資料、報表等。2.與住建局工作相關(guān)的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。3.經(jīng)住建局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以借閱的其他檔案。（二）限制借閱檔案范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。2.正在辦理過程中的重要文件、資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。3.其他不宜借閱的檔案。六、檔案借閱要求（一）借閱人要求1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)具備相應(yīng)的工作權(quán)限和借閱資格。2.外部單位和個人因工作需要借閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)檔案管理部門審核同意。（二）借閱方式要求1.檔案原則上僅限在檔案管理部門指定的場所查閱，不得帶出。如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（三）借閱環(huán)境要求1.借閱人應(yīng)在安靜、整潔的環(huán)境中查閱檔案，不得在檔案上隨意涂寫、標(biāo)記或折疊。2.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用統(tǒng)一的摘錄紙，并注明出處。七、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對所管理的檔案負(fù)有保密責(zé)任。2.借閱人在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對涉及機密的檔案，應(yīng)單獨存放，并采取加密、限制訪問等措施。2.在檔案借閱過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)監(jiān)督借閱人遵守保密規(guī)定，不得將檔案交給無關(guān)人員。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案是否有泄密情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.如因泄密行為給住建局造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。八、檔案利用統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括借閱檔案的種類、數(shù)量、借閱人、借閱目的、借閱期限等。（二）分析方法通過對檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。分析方法可采用數(shù)據(jù)對比、趨勢分析、相關(guān)性分析等。（三）結(jié)果應(yīng)用根據(jù)檔案利用統(tǒng)計與分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。例如，對于利用率較高的檔案，可考慮增加備份或進行數(shù)字化處理；對于利用率較低的檔案，可進行評估是否需要調(diào)整保管期限或進行清理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門住建局辦公室負(fù)責(zé)對檔案借閱管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借閱登記手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案借閱期限是否符合規(guī)定。3.檔案歸還情況是否正常。4.檔案保密規(guī)定是否得到遵守。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對檔案借閱情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案借閱情況進行不定期抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對違反檔案借閱管理制度的行為，應(yīng)按照規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，并將處