PAGE研究院人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研究院人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究院全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工各個方面的材料，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。4.動態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況及時(shí)更新，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案的集中統(tǒng)一管理，制定和完善人事檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔、保管和查閱等工作。3.負(fù)責(zé)辦理人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移。4.按照規(guī)定定期對人事檔案進(jìn)行檢查、核對，保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供人事檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。2.認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，保證檔案材料齊全、完整、規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，并定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案，對借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.協(xié)助人力資源部門做好檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析和利用工作，為研究院的人力資源管理提供支持。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的形成、積累和整理，并及時(shí)移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好人事檔案的管理工作，提供有關(guān)員工的真實(shí)情況和信息。3.在辦理員工調(diào)動、晉升、獎懲等手續(xù)時(shí)，及時(shí)將相關(guān)材料送交人力資源部門歸檔。三、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.員工履歷表，記錄員工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.員工學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等。（三）考核材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、競聘考核材料，包括考核方案、考核成績、考核評語等。3.專項(xiàng)考核材料，如崗位考核、項(xiàng)目考核等相關(guān)材料。（四）政治歷史情況的審查材料1.入黨、入團(tuán)志愿書，入黨、入團(tuán)申請書，轉(zhuǎn)正申請書等。2.政治歷史問題的審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、甄別結(jié)論等材料。（五）獎勵材料1.各級各類獎勵證書、表彰決定、獎勵審批表等。2.先進(jìn)事跡材料、榮譽(yù)稱號授予文件等。（六）處分材料1.處分決定、處分審批表、解除處分決定等。2.違紀(jì)事實(shí)材料、調(diào)查筆錄、本人檢討等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等。2.任免文件、任職通知、免職通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件、簽證復(fù)印件等。（八）其他可供組織參考的材料1.體檢表、健康證明等。2.培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料、學(xué)術(shù)成果材料等。3.員工個人總結(jié)、述職報(bào)告等。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)出人事檔案材料收集通知，明確收集內(nèi)容、時(shí)間要求等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并按照要求及時(shí)送交人力資源部門。3.員工個人應(yīng)主動向所在部門提供有關(guān)個人情況的最新材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和完整性。（二）整理1.檔案管理人員收到檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。首先對材料進(jìn)行分類，按照履歷、自傳、考核、政治歷史、獎勵、處分、工資任免、出國（境）等類別進(jìn)行劃分。2.對每份材料進(jìn)行鑒別，剔除重復(fù)、無效、不符合歸檔要求的材料。3.按照檔案管理的規(guī)范要求，對每份材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。4.將整理好的材料按照檔案順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。五、人事檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.研究院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)（器）、防蟲藥品、消防器材、檔案密集架等。（二）檔案存放1.人事檔案應(yīng)按照員工類別、部門等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照檔案編號順序排列，標(biāo)識清晰。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.保持庫房整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.嚴(yán)格控制庫房溫度、濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.做好庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱與申請目的相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)研究院領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的安全和完整。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)出人事檔案的，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，同時(shí)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)及時(shí)收回存檔。（二）轉(zhuǎn)入1.接收新員工的人事檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核檔案材料，檢查檔案是否完整、規(guī)范，如有問題應(yīng)及時(shí)與原單位溝通解決。2.對符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)辦理接收手續(xù)，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。八、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.研究院應(yīng)建立人事檔案信息系統(tǒng)，將人事檔案的基本信息、檔案材料等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事故。九、人事檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、員工基本情況、檔案材料類別等。2.建立人事檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時(shí)記錄統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為人力資源管理決策提供依據(jù)。（二）分析1.根據(jù)人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對員工隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、素質(zhì)、發(fā)展趨勢等進(jìn)行分析，為研究院的人力資源規(guī)劃、人才選拔、培養(yǎng)等提供參考。2.定期撰寫人事檔案分析報(bào)告，向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)人事檔案管理情況和分析結(jié)果。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，查看檔案管理是否符合制度要求，檔案材料是否完整、規(guī)范等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.建立人事檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，確保檔案管理工作的質(zhì)量。（二