PAGE派出所檔案監(jiān)督指導(dǎo)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《公安檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本派出所實際情況，制定本檔案監(jiān)督指導(dǎo)制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所各部門及全體民警在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的監(jiān)督指導(dǎo)工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則派出所檔案工作實行所長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和管理，檔案管理人員具體實施檔案管理業(yè)務(wù)，并接受上級公安機(jī)關(guān)檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則全面收集反映公安工作活動的各種文件材料，保證檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的歷史原貌。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，科學(xué)分類整理檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）所長職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)派出所檔案工作，將檔案工作納入派出所整體工作計劃，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。2.定期召開檔案工作會議，研究解決檔案工作中的重大問題，督促檢查檔案工作各項制度的執(zhí)行情況。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.指導(dǎo)本部門民警按照檔案管理要求做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，對歸檔文件材料的質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)。3.積極配合檔案管理人員開展檔案整理、數(shù)字化等工作，支持檔案管理部門對本部門檔案工作的監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施派出所檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全所檔案的集中統(tǒng)一管理，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等基礎(chǔ)工作，確保檔案實體安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記等工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，對破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全所民警的檔案意識和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)向上級公安機(jī)關(guān)檔案管理部門報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表，接受上級業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映本派出所公安業(yè)務(wù)工作活動的各類文件材料，包括刑事偵查、治安管理、交通管理、戶籍管理、出入境管理等方面的文件、記錄、報表、照片、錄像等。2.本派出所黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，如黨組織會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、表彰獎勵等。3.本派出所民警個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作筆記、調(diào)研報告、案件辦理材料等。4.上級公安機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門發(fā)來的與本派出所工作有關(guān)的文件材料。5.本派出所與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件材料的系統(tǒng)性。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張及載體符合檔案保管要求。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并進(jìn)行有效的存儲和備份。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，于次年一季度前移交檔案管理人員。2.重大活動、專項工作形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在活動結(jié)束或工作完成后一個月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理人員。3.民警個人形成的具有保存價值的文件材料，應(yīng)在離職或退休前整理移交檔案管理人員。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)派出所內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行劃分。2.業(yè)務(wù)檔案按照不同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，如刑事檔案按照案件性質(zhì)、立案時間等分類，治安檔案按照治安案件類型、發(fā)生時間等分類，交通檔案按照交通事故類型、處理時間等分類，戶籍檔案按照戶籍類別、辦理時間等分類，出入境檔案按照出入境人員類型、出入境時間等分類。3.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案按照拍攝時間、事件主題等分類，錄像檔案按照錄制時間、內(nèi)容類別等分類。4.實物檔案按照實物類型、來源等進(jìn)行分類，如榮譽(yù)證書、獎杯、錦旗等。（三）整理方法1.文書檔案對收集到的文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、編目、裝盒等工作。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不倒頁；編頁應(yīng)準(zhǔn)確無誤，標(biāo)注頁碼位置規(guī)范；編目應(yīng)按照規(guī)定格式填寫文件的文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等項目；裝盒應(yīng)按照分類順序排列，填寫盒脊項目。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)檔案的特點，進(jìn)行分類編號、編目、裝訂、上架等工作。編號應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理；編目應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的基本信息和內(nèi)容摘要；裝訂應(yīng)符合業(yè)務(wù)檔案的保管要求；上架應(yīng)按照分類順序排列，便于存放和取用。3.聲像檔案對照片、錄像等聲像材料進(jìn)行整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事件等信息，按照分類順序進(jìn)行編號、編目，制作相應(yīng)的檢索工具，并進(jìn)行數(shù)字化存儲。4.實物檔案對實物進(jìn)行登記造冊，記錄實物名稱、來源、日期、保存狀況等信息，按照分類順序進(jìn)行陳列或存放，并建立實物檔案目錄。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，便于檔案管理人員開展日常工作。（二）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案文件。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案凡是反映本派出所主要職能活動和基本歷史面貌的，對本派出所、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本派出所制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。本派出所重要會議記錄、決議、決定。本派出所重大案件、事件的文件材料。本派出所與上級機(jī)關(guān)、外單位簽訂的重要合同、協(xié)議。本派出所機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本派出所獲得的重要榮譽(yù)證書、獎杯、錦旗等實物檔案。2.長期保管的檔案凡是反映本派出所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本派出所工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為30年。主要包括：本派出所一般性業(yè)務(wù)文件材料。本派出所年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。本派出所一般性案件、事件的文件材料。本派出所民警個人的一般性工作材料。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對本派出所工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。主要包括：本派出所臨時性工作形成的文件材料。本派出所一般性事務(wù)性文件材料。本派出所短期有效的文件材料。（四）檔案清查盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、賬實相符。2.在清查盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或查找，并做好記錄。3.清查盤點結(jié)束后，應(yīng)形成清查盤點報告，對檔案管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）利用范圍1.本派出所民警因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級公安機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門因工作需要查閱本派出所檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本派出所相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)派出所批準(zhǔn)的單位或個人因合法合理事由查閱本派出所檔案。（二）利用手續(xù)1.本派出所民警查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱或借閱手續(xù)。2.上級公安機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門查閱本派出所檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.司法機(jī)關(guān)查閱本派出所相關(guān)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。4.其他單位或個人查閱本派出所檔案，應(yīng)經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)證明材料，辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員在檔案庫房內(nèi)查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱檔案借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期限一般不超過兩周。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、查詢統(tǒng)計、借閱管理、安全審計等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)本派出所與上級公安機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門之間的檔案信息共享和交換。檔案信息資源共享平臺應(yīng)遵循相關(guān)安全規(guī)范，確保檔案信息的安全傳輸和共享。（三）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)、電子檔案數(shù)據(jù)庫等信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事故的發(fā)生。2.配備必要的安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范檔案信息化操作流程，確保檔案信息安全。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.派出所檔案管理部門負(fù)責(zé)對本所各部門檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.上級公安機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)對本派出所檔案工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案工作責(zé)任制的落實情況，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員是否履行職責(zé)。3.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，是否存在檔案缺失、損壞、信息不準(zhǔn)確等問題。4.檔案保管條件和安全防護(hù)措施的落實情況，檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，安全管理制度是否執(zhí)行到位。5.檔案信息化建設(shè)情況，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行是否正常，電子檔案數(shù)據(jù)是否安全。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期組織對各部門檔案工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對部分部門的檔案工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。3.專項檢查針對檔案管理中的重點問題或重要工作開展專項檢查，如檔案數(shù)字化工作專項檢查、檔案安全專項檢查