PAGE機(jī)關(guān)檔案三合一制度審核一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本機(jī)關(guān)檔案三合一制度審核規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本機(jī)關(guān)各部門在檔案管理工作中對檔案三合一制度的審核。（三）審核原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：審核檔案內(nèi)容及相關(guān)制度準(zhǔn)確無誤，符合實際工作情況。3.完整性原則：保證檔案三合一制度涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，無遺漏。4.規(guī)范性原則：制度表述規(guī)范、流程清晰，便于執(zhí)行和監(jiān)督。二、檔案三合一制度概述（一）定義檔案三合一制度是指將機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表有機(jī)結(jié)合，形成一個統(tǒng)一、完整的檔案管理制度體系。（二）作用1.明確檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍，確保檔案收集的全面性和準(zhǔn)確性。2.科學(xué)確定檔案保管期限，為檔案的整理、存儲和利用提供依據(jù)。3.規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。三、審核內(nèi)容（一）分類方案審核1.分類依據(jù)是否符合機(jī)關(guān)職能和業(yè)務(wù)特點，能夠準(zhǔn)確反映檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。分類層次是否清晰，類別設(shè)置是否合理，有無交叉或遺漏現(xiàn)象。2.類目設(shè)置類目名稱是否準(zhǔn)確、規(guī)范，能夠直觀反映該類檔案的主要內(nèi)容。各級類目之間的邏輯關(guān)系是否緊密，是否便于檔案的整理和檢索。3.編號規(guī)則編號方法是否科學(xué)合理，是否便于記憶和使用。編號是否具有唯一性，能夠準(zhǔn)確標(biāo)識每一個類目。（二）歸檔范圍審核1.涵蓋內(nèi)容是否全面涵蓋機(jī)關(guān)在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像等各種載體形式。重點審核重要業(yè)務(wù)工作、重大活動、重要決策等方面的文件材料是否納入歸檔范圍。2.界定標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件材料的界定標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否符合國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)慣例。對于一些模糊或容易產(chǎn)生爭議的文件材料，是否有明確的判斷依據(jù)和處理方法。（三）保管期限表審核1.期限劃分保管期限的劃分是否合理，是否符合文件材料的實際價值和保存需求。重點審核永久、定期30年和定期1年等不同保管期限的界定是否準(zhǔn)確。2.制定依據(jù)保管期限的確定是否有充分的依據(jù)，是否參考了同類機(jī)關(guān)或相關(guān)行業(yè)的經(jīng)驗。是否結(jié)合本機(jī)關(guān)的職能特點和工作實際，對特殊情況的文件材料制定了相應(yīng)的保管期限。四、審核流程（一）初審1.各部門檔案管理人員按照檔案三合一制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理和自查，填寫初審表。2.初審內(nèi)容包括檔案分類是否準(zhǔn)確、歸檔范圍是否完整、保管期限劃分是否合理等。3.初審人員對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，并提出初步整改意見。（二）復(fù)審1.機(jī)關(guān)檔案管理部門組織復(fù)審小組，對各部門提交的檔案三合一制度進(jìn)行集中復(fù)審。2.復(fù)審小組按照審核內(nèi)容的要求，對分類方案、歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行詳細(xì)審查。3.復(fù)審過程中，可要求相關(guān)部門提供補(bǔ)充材料或進(jìn)行說明，對存在的問題進(jìn)行深入分析和討論。（三）終審1.復(fù)審?fù)ㄟ^的檔案三合一制度提交機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.終審領(lǐng)導(dǎo)對制度的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行全面審查，做出最終審批決定。3.對于終審?fù)ㄟ^的制度，以機(jī)關(guān)正式文件形式發(fā)布實施；對于存在問題的制度，返回相關(guān)部門進(jìn)行修改完善，直至通過終審。五、審核方法與技巧1.文檔查閱仔細(xì)查閱機(jī)關(guān)已有的檔案管理規(guī)定、業(yè)務(wù)流程文件以及以往的檔案整理成果，了解檔案管理的歷史沿革和現(xiàn)狀，為審核提供參考依據(jù)。2.實地調(diào)研深入各部門工作現(xiàn)場，觀察業(yè)務(wù)活動開展情況，了解文件材料的形成過程和實際需求，判斷檔案三合一制度是否與之相適應(yīng)。3.案例分析參考同類機(jī)關(guān)或相關(guān)行業(yè)在檔案管理方面的成功案例，對比分析本機(jī)關(guān)檔案三合一制度的優(yōu)勢與不足，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗。4.專家咨詢對于一些專業(yè)性較強(qiáng)或存在爭議的問題，咨詢檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，獲取權(quán)威的意見和建議。（一）溝通協(xié)調(diào)技巧1.與各部門檔案管理人員保持良好的溝通，及時了解他們在執(zhí)行檔案三合一制度過程中遇到的問題和困難，共同探討解決方案。2.在審核過程中，與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行充分溝通，聽取他們對檔案管理工作的意見和建議，爭取他們對審核工作的支持與配合。3.對于存在分歧的問題，通過耐心溝通和協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案，確保審核工作順利進(jìn)行。（二）問題判斷技巧1.準(zhǔn)確把握審核標(biāo)準(zhǔn)和要點，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，確定問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度。2.對于一些疑似問題，通過進(jìn)一步查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行核實，避免誤判。3.善于總結(jié)問題類型和規(guī)律，為后續(xù)的審核工作提供參考，提高審核效率和準(zhǔn)確性。六、審核結(jié)果處理（一）整改通知1.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核部門以書面形式向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，明確指出問題所在、整改要求和整改期限。2.整改通知應(yīng)詳細(xì)說明問題的具體表現(xiàn)、違反的審核標(biāo)準(zhǔn)以及可能產(chǎn)生的影響。（二）整改跟蹤1.相關(guān)部門接到整改通知后，應(yīng)及時制定整改措施，組織人員進(jìn)行整改。2.審核部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改工作進(jìn)展情況，督促整改工作按時完成。（三）結(jié)果記錄1.對檔案三合一制度審核的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括審核時間、審核人員、審核內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。2.審核記錄作為機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要資料，進(jìn)行妥善保存，以備查閱和追溯。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案三合一制度培訓(xùn)計劃根據(jù)不同崗位需求和人員層次，確定培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案三合一制度的基本概念、審核標(biāo)準(zhǔn)、審核流程以及實際操作方法等。（二）培訓(xùn)實施1.定期組織檔案三合一制度培訓(xùn)活動，邀請檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課。2.培訓(xùn)可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種方式，提高培訓(xùn)效果。3.鼓勵參加培訓(xùn)人員積極提問和交流，解答他們在實際工作中遇到的問題。（三）宣傳推廣1.通過機(jī)關(guān)內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作簡報等渠道，宣傳檔案三合一制度的重