PAGE機關檔案室查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強機關檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結(jié)合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門及所屬單位在開展工作過程中對機關檔案室檔案的查閱利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱利用工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務為本原則以服務機關工作、滿足工作需求為出發(fā)點，高效、便捷地為查閱利用者提供檔案信息服務。3.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要切實保障檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案查閱利用的范圍（一）本機關工作人員查閱利用1.因工作需要，在履行相關審批手續(xù)后，可查閱與其工作職責相關的檔案資料。2.涉及人事任免、考核、獎懲等個人檔案信息的查閱，按照人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）外單位查閱利用1.因工作需要，外單位來函申請查閱本機關檔案的，需經(jīng)本機關分管領導批準，并在指定地點查閱。2.查閱內(nèi)容涉及重要機密或敏感信息的，需報上級主管部門批準，并嚴格按照相關保密要求進行查閱。（三）特殊情況查閱利用1.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等依法依規(guī)查閱檔案的，按照相關法律程序辦理手續(xù)后進行查閱。2.涉及重大歷史事件、重要決策等檔案資料的查閱，需經(jīng)本機關主要領導批準，并安排專人協(xié)助查閱。三、檔案查閱利用的程序（一）查閱利用申請1.本機關工作人員查閱利用檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至檔案室。2.外單位查閱利用檔案，需提交單位正式來函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章，經(jīng)本機關分管領導批準后，將函件及批準文件一并提交至檔案室。（二）審批1.檔案室收到查閱利用申請后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否準確等。2.對于一般性檔案查閱申請，由檔案室負責人審批；對于涉及重要機密、敏感信息或特殊情況的查閱申請，需報本機關分管領導或主要領導審批。（三）查閱利用登記1.經(jīng)審批同意的查閱利用申請，檔案室工作人員進行詳細登記，包括查閱利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。（四）檔案提供與查閱1.檔案室工作人員根據(jù)查閱利用申請，按照審批意見，及時準確地提供檔案資料。2.查閱利用者應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。3.查閱利用過程中，查閱利用者應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記或損壞。（五）歸還與注銷1.查閱利用結(jié)束后，查閱利用者應及時將檔案資料歸還檔案室，并在查閱利用登記記錄上簽字確認。2.檔案室工作人員對歸還的檔案資料進行核對，確認無誤后，在登記記錄上注明歸還日期，并將檔案資料歸位存放。3.對于已完成查閱利用的申請，檔案室工作人員及時進行注銷登記，確保查閱利用信息的準確性和完整性。四、檔案查閱利用的期限與方式（一）查閱利用期限1.一般情況下，檔案查閱利用期限為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長查閱期限的，需提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱，查閱期限應嚴格按照審批意見執(zhí)行，確保檔案信息的安全。（二）查閱利用方式1.現(xiàn)場查閱查閱利用者在檔案室指定地點進行現(xiàn)場查閱檔案資料，檔案室工作人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.復制查閱對于確需復制檔案內(nèi)容的，查閱利用者可按照規(guī)定填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)審批同意后，由檔案室工作人員按照檔案管理要求進行復制。復制件應加蓋檔案室印章，并注明出處。3.電子查閱對于已數(shù)字化的檔案資料，在保障信息安全的前提下，可提供電子查閱服務。查閱利用者需通過指定的電子查閱系統(tǒng)進行查閱，并遵守相關操作規(guī)程。五、檔案查閱利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案室應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案資料的安全存放。2.查閱利用過程中，檔案室工作人員要密切關注查閱利用者的行為，防止發(fā)生意外事故或損壞檔案資料。3.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息進行嚴格保密。2.查閱利用者在查閱檔案前，應簽訂保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關人員。3.檔案室工作人員要嚴格控制檔案查閱范圍，不得擅自擴大查閱內(nèi)容或向無關人員透露檔案信息。4.對于涉及保密內(nèi)容的檔案資料，查閱利用結(jié)束后，應及時收回并進行妥善保管，防止信息擴散。六、檔案查閱利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.本機關紀檢監(jiān)察部門負責對檔案查閱利用工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案室的查閱利用登記記錄、檔案資料保管情況等進行檢查。2.檔案室應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對檔案查閱利用過程進行全程跟蹤監(jiān)督，確保查閱利用工作規(guī)范有序進行。（二）考核評價1.將檔案查閱利用工作納入本機關績效考核體系，對檔案室工作人員的服務質(zhì)量、工作效率、安全保密等方面進行考核評價。2.對在檔案查閱利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對違反本制度規(guī)定的行為，