PAGE工地文件及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工地文件及檔案管理，確保文件和檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮其在工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司承建的所有工地項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工地文件及檔案由專門(mén)的部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：文件和檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類文件和檔案，保證其齊全、完整。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔文件和檔案，確保信息的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及工程機(jī)密的文件和檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件分類1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工過(guò)程文件：施工圖紙：包括設(shè)計(jì)施工圖、變更圖等。施工組織設(shè)計(jì)：施工總體部署、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工方案等。技術(shù)交底文件：各分項(xiàng)工程技術(shù)交底記錄。施工日志：記錄每日施工情況。工程質(zhì)量文件：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。進(jìn)度管理文件：進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃等。成本管理文件：成本預(yù)算、成本核算報(bào)表等。3.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等。（二）文件編號(hào)對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查找和識(shí)別。例如：工程前期文件編號(hào)為QQYYYYXXX，其中QQ表示前期文件類別，YYYY表示年份，XXX表示順序號(hào)。（三）文件起草與審核1.文件起草：由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件審核：起草完成的文件應(yīng)提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、邏輯性等。審核通過(guò)后的文件方可發(fā)布。（四）文件發(fā)布與發(fā)放1.文件發(fā)布：審核通過(guò)的文件以正式文件形式發(fā)布，發(fā)布渠道包括內(nèi)部辦公系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等。2.文件發(fā)放：根據(jù)文件的適用范圍和發(fā)放對(duì)象，及時(shí)將文件發(fā)放到相關(guān)部門(mén)和人員手中，并做好發(fā)放記錄。（五）文件簽收與登記1.文件簽收：接收文件的部門(mén)或人員應(yīng)在文件發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)，注明簽收日期。2.文件登記：對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件名稱、編號(hào)、來(lái)源、簽收日期、發(fā)放范圍等信息。（六）文件傳閱對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)或人員傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱人姓名、傳閱日期、意見(jiàn)等信息。（七）文件保管1.設(shè)立專門(mén)的文件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.對(duì)文件進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)文件進(jìn)行整理和清點(diǎn)，確保文件的完整性和安全性。（八）文件借閱1.嚴(yán)格控制文件借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自借閱文件。2.借閱文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人憑借閱申請(qǐng)表到文件保管部門(mén)辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿應(yīng)及時(shí)歸還文件。4.文件保管部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行記錄，包括借閱人姓名、借閱文件名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。（九）文件銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式等信息。三、檔案管理（一）檔案分類1.工程前期檔案：同文件分類中的工程前期文件。2.施工過(guò)程檔案：同文件分類中的施工過(guò)程文件。3.工程竣工驗(yàn)收檔案：同文件分類中的工程竣工驗(yàn)收文件。4.其他檔案：包括與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、往來(lái)信函等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)與文件編號(hào)一致，確保檔案與文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）檔案收集1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件和資料收集整理，移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。2.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查找和利用。（五）檔案裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案。（六）檔案編研根據(jù)工程建設(shè)需要，對(duì)檔案進(jìn)行編研工作，如編寫(xiě)工程大事記、工程總結(jié)等，為工程建設(shè)提供參考和依據(jù)。（七）檔案保管1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.采用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，確保檔案信息的安全和便捷利用。（八）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，通過(guò)檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.使用電子檔案管理系統(tǒng)提供的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。（九）檔案利用1.嚴(yán)格按照檔案利用制度，為公司內(nèi)部各部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案名稱、編號(hào)及查閱目的等信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。4.借閱檔案時(shí)，按照文件借閱的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿及時(shí)歸還。（十）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)組織，相關(guān)部門(mén)和人員參加，形成檔案鑒定報(bào)告。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)需要銷毀的檔案按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、人員職責(zé)（一）項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)1.負(fù)責(zé)工地文件及檔案管理工作的總體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。2.審核重要文件和檔案，確保其符合工程建設(shè)要求和公司規(guī)定。3.監(jiān)督文件及檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。（二）文件起草部門(mén)職責(zé)1.按照工作需要起草各類文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)起草的文件進(jìn)行初審，保證文件質(zhì)量。3.及時(shí)將起草完成并審核通過(guò)的文件提交文件管理部門(mén)進(jìn)行發(fā)布和歸檔。（三）文件管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一管理，包括文件的編號(hào)、發(fā)布、發(fā)放、簽收、登記、傳閱、保管、借閱、銷毀等工作。2.對(duì)各部門(mén)提交的文件進(jìn)行審核，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容合規(guī)。3.定期對(duì)文件進(jìn)行整理和清查，保證文件的完整性和安全性。4.建立文件管理臺(tái)賬，記錄文件的流轉(zhuǎn)情況。（四）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編研、保管、檢索、利用、鑒定與銷毀等工作。2.指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集和整理工作，提高檔案質(zhì)量。3.利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。（五）其他部門(mén)和人員職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件和檔案的收集、整理和移交工作，確保文件和檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.全體員工應(yīng)遵守文件及檔案管理制度，妥善保管和使用各類文件和檔案，不得擅自損毀、丟失或泄露。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)工地文件及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件和檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文件及檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和人員的文件及檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件和檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范