PAGE市排球協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市排球協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“本協(xié)會(huì)”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本協(xié)會(huì)各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由綜合部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會(huì)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合部綜合部為本協(xié)會(huì)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本協(xié)會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀協(xié)會(huì)各類檔案。3.建立健全檔案管理工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高協(xié)會(huì)工作人員的檔案意識(shí)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.定期將整理好的檔案移交綜合部統(tǒng)一保管。3.配合綜合部做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案分類及歸檔范圍（一）文書檔案1.上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家有關(guān)部門、上級(jí)主管單位下發(fā)的與協(xié)會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.協(xié)會(huì)文件：協(xié)會(huì)制定的章程、制度、規(guī)定、辦法、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等各類文件材料。3.會(huì)議文件：協(xié)會(huì)召開的各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.人事檔案：協(xié)會(huì)工作人員的履歷表、任免文件、考核材料、工資福利材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.財(cái)務(wù)檔案：協(xié)會(huì)的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料。（二）業(yè)務(wù)檔案1.賽事檔案：協(xié)會(huì)組織舉辦的各類排球賽事的相關(guān)文件材料，包括賽事策劃方案、競(jìng)賽規(guī)程、報(bào)名信息、比賽成績(jī)、獲獎(jiǎng)名單、賽事總結(jié)等。2.培訓(xùn)檔案：協(xié)會(huì)開展的排球培訓(xùn)活動(dòng)的相關(guān)文件材料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、課程安排、學(xué)員名單、培訓(xùn)教材、考核成績(jī)等。3.會(huì)員檔案：協(xié)會(huì)會(huì)員的基本信息、入會(huì)申請(qǐng)表、會(huì)員證、會(huì)費(fèi)繳納記錄、會(huì)員活動(dòng)參與情況等。（三）聲像檔案1.照片檔案：協(xié)會(huì)組織的各類活動(dòng)、賽事、會(huì)議等形成的照片，包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、參賽隊(duì)員照片、獲獎(jiǎng)?wù)掌取?.音像檔案：協(xié)會(huì)活動(dòng)的錄像、錄音等資料，如賽事直播錄像、培訓(xùn)講座錄音等。（四）實(shí)物檔案協(xié)會(huì)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等實(shí)物。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要活動(dòng)、賽事等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全并移交綜合部。3.綜合部應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并刻錄成光盤保存。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年）。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際需要確定，一般不少于[X]年。3.聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限與相關(guān)業(yè)務(wù)檔案一致。（二）保管條件1.綜合部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管安全。（三）檔案登記1.建立檔案總登記簿，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.對(duì)每一份檔案建立卷內(nèi)目錄和備考表，記錄檔案的基本信息、整理情況、保管期限等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.協(xié)會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合部查閱。2.綜合部應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱協(xié)會(huì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，綜合部應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改、涂抹、污損檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合部，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部負(fù)責(zé)組織銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或作為廢品處理。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)綜合部應(yīng)逐步建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置