PAGE造價合約部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)造價合約部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于造價合約部在項目實施過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于項目預(yù)算文件、合同文件、招投標(biāo)文件、成本核算資料、結(jié)算資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價合約部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映項目實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)造價合約部檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度。2.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和各崗位職責(zé)。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時解決檔案管理中存在的問題。4.負(fù)責(zé)檔案管理工作的資源配置，包括人員、設(shè)備、場地等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保護(hù)工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策提供參考依據(jù)。（三）項目造價合約人員職責(zé)1.在項目實施過程中，負(fù)責(zé)及時收集、整理與項目相關(guān)的各類檔案資料，并定期移交檔案管理人員。2.確保所提供檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對檔案資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和查詢等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.招投標(biāo)文件：包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。3.合同文件：包括工程施工合同、造價咨詢合同、采購合同等。4.造價文件：包括項目預(yù)算書、成本核算資料、結(jié)算書等。5.變更文件：包括工程變更通知、簽證單、補(bǔ)充協(xié)議等。6.其他相關(guān)文件：如會議紀(jì)要、往來函件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.項目造價合約人員應(yīng)在文件形成或收到后及時收集，并確保文件的完整性。2.對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為項目前期文件、招投標(biāo)文件、合同文件、造價文件、變更文件、其他文件等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張較大或零散的文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時入庫。2．歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、工程施工合同等重要文件。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括項目預(yù)算書、成本核算資料等。4.短期保管的檔案期限為1年至1０年，主要包括一般性的往來函件、會議紀(jì)要等。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門名稱、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）檔案利用的監(jiān)督與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時掌握檔案的利用動態(tài)。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案利用工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)項目造價合約人員為成員。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和保存意義，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好記錄。記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立造價合約部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，為公司的決策提供及時、準(zhǔn)確的支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、存儲等管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟