PAGE兼職檔案員崗位責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保兼職檔案員認(rèn)真履行職責(zé)，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等各項工作流程，提高檔案管理水平，特制定本崗位責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有兼職檔案員崗位。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：檔案管理工作實行集中統(tǒng)一管理，兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，并定期向公司檔案管理部門移交。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實反映公司各項工作的歷史面貌。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、兼職檔案員崗位職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案材料。2.明確檔案收集范圍，包括但不限于工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、合同協(xié)議、財務(wù)憑證、技術(shù)資料、人事檔案等相關(guān)材料。3.定期對本部門工作進(jìn)行梳理，及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔的材料，并督促相關(guān)人員按時移交。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并妥善保管。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。4.將整理好的檔案材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行分類存放，便于區(qū)分不同保管期限的檔案。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。4.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案實體安全。（四）檔案利用1.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。2.對借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息，確保檔案借閱情況可追溯。3.監(jiān)督借閱人妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，及時收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。4.根據(jù)工作需要提供檔案查閱服務(wù)，為公司內(nèi)部人員提供檔案信息支持。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，并由兼職檔案員在場監(jiān)督。（五）檔案統(tǒng)計1.定期對本部門檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映檔案管理工作的實際情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。（六）檔案移交1.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案向公司檔案管理部門移交。2.移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，并與公司檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助公司檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、清點，確保移交檔案的準(zhǔn)確性和完整性。三、檔案管理工作流程（一）檔案形成1.公司各部門在開展工作過程中，應(yīng)及時將形成的各類文件材料交由兼職檔案員進(jìn)行收集。2.兼職檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，確保其符合歸檔要求。（二）檔案整理1.兼職檔案員按照檔案分類方案，對審核后的文件材料進(jìn)行分類。2.對每類檔案進(jìn)行編號、編目，制作卷內(nèi)目錄和備考表。3.將整理好的檔案材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并標(biāo)注相關(guān)信息。（三）檔案保管1.兼職檔案員將整理好的檔案存放在專門的檔案柜中，按照保管期限分類存放。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，確保檔案實體安全。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。2.兼職檔案員對借閱申請進(jìn)行審核，登記借閱信息，并提供檔案。3.借閱人在借閱期限內(nèi)歸還檔案，兼職檔案員檢查檔案是否完好無損，并注銷借閱登記。（五）檔案移交1.兼職檔案員按照規(guī)定的時間和要求，將本部門保管期滿的檔案向公司檔案管理部門移交。2.編制檔案移交清單，與公司檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助公司檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、清點。四、檔案分類方案（一）文書檔案1.上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的文件。2.公司文件：公司制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報告、請示等。3.部門文件：各部門形成的文件材料。4.會議文件：公司各類會議形成的文件，如會議通知、議程、紀(jì)要等。5.人事檔案：員工個人的基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。6.財務(wù)檔案：公司財務(wù)活動中形成的憑證、賬簿、報表等檔案材料。（二）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息等檔案材料。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制等檔案材料。3.技術(shù)研發(fā)檔案：科研項目申報、研究報告、技術(shù)圖紙等檔案材料。4.物資采購檔案：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商信息等檔案材料。（三）聲像檔案1.照片檔案：公司重大活動、會議、工程建設(shè)等拍攝的照片。2.錄音檔案：重要會議、講座、采訪等的錄音資料。3.錄像檔案：公司宣傳片、產(chǎn)品演示、活動視頻等錄像資料。（四）實物檔案1.榮譽證書：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。2.印章檔案：公司各類印章的啟用、變更、廢止等相關(guān)材料。3.其他實物：具有保存價值的其他實物，如重要紀(jì)念品、禮品等。五、檔案保管期限劃分（一）永久保管1.公司設(shè)立、合并、分立、撤銷、解散、破產(chǎn)或其他變動過程中形成的文件材料。2.公司制定的規(guī)章制度、重要會議記錄、年度工作計劃和總結(jié)等。3.公司涉及產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)處置、權(quán)益分配、資質(zhì)認(rèn)證等重要文件材料。4.公司歷史沿革、大事記、組織架構(gòu)、人員編制等文件材料。（二）定期保管1.30年保管期限公司一般性業(yè)務(wù)文件，如年度財務(wù)報表、季度工作總結(jié)等。涉及一定時期內(nèi)公司經(jīng)營活動的文件材料，如市場調(diào)研報告、銷售統(tǒng)計報表等。2.10年保管期限公司一般性事務(wù)文件，如部門內(nèi)部通知、一般性會議記錄等。短期有效的文件材料，如臨時性工作計劃、一次性活動方案等。六、檔案安全管理（一）庫房安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，確保庫房安全。3.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）檔案實體安全1.對檔案進(jìn)行定期檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況。2.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）信息安全1.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格控制檔案信息訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案信息。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司檔案管理部門定期組織兼職檔案員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理基礎(chǔ)知識、檔案整理與保管技能、檔案利用與統(tǒng)計等方面。3.鼓勵兼職檔案員參加外部檔案管理培訓(xùn)課程和學(xué)術(shù)交流活動，拓寬知識面。（二）考核1.公司檔案管理部門制定兼職檔案員考核標(biāo)準(zhǔn)，對其工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)