PAGE工會(huì)工作檔案建立與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會(huì)工作檔案的規(guī)范化管理，確保工會(huì)工作檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會(huì)及所屬各部門、各基層工會(huì)組織。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工會(huì)工作檔案由工會(huì)辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工會(huì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照工會(huì)工作的職能和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）工會(huì)辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工會(huì)工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工會(huì)工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)工會(huì)工作檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)工會(huì)提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門、各基層工會(huì)組織職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本基層工會(huì)組織檔案材料的收集、整理和移交工作。2.協(xié)助工會(huì)辦公室做好檔案的查閱、利用等工作。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門、本基層工會(huì)組織檔案的日常管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類工會(huì)工作檔案分為以下幾類：1.綜合類：包括工會(huì)工作規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.組織建設(shè)類：包括工會(huì)組織架構(gòu)、會(huì)員名冊(cè)、工會(huì)干部任免等。3.會(huì)員管理類：包括會(huì)員入會(huì)、轉(zhuǎn)會(huì)、退會(huì)手續(xù)，會(huì)員活動(dòng)記錄等。4.權(quán)益維護(hù)類：包括勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解記錄、職工權(quán)益保障措施等。5.宣傳教育類：包括工會(huì)宣傳資料、職工文化活動(dòng)記錄等。6.財(cái)務(wù)管理類：包括工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支賬目、審計(jì)報(bào)告等。7.其他類：包括與工會(huì)工作相關(guān)的其他文件、資料等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別+順序號(hào)”的方式，如“2023ZH001”表示2023年綜合類第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各基層工會(huì)組織應(yīng)定期將本部門、本基層工會(huì)組織產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，并移交工會(huì)辦公室。2.工會(huì)辦公室應(yīng)主動(dòng)收集與工會(huì)工作相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，防止遺漏。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、美觀。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序放入檔案盒中，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期將歸檔的檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行保管。（二）保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱工會(huì)工作檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到工會(huì)辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案一般應(yīng)在工會(huì)辦公室進(jìn)行，如需借出檔案，需經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。（二）利用1.工會(huì)辦公室應(yīng)積極為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供檔案查閱服務(wù)，為公司決策提供參考依據(jù)。2.對(duì)涉及職工權(quán)益等重要檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱和利用情況，及時(shí)做好檔案利用記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.工會(huì)辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、檔案管理人員的職責(zé)與要求（一）職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。3.積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守