PAGE人防辦檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強人防辦檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在人防工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人防辦機關(guān)及所屬各單位的檔案資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人防辦檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案資料的形成應(yīng)真實反映人防工作的歷史過程和實際情況，確保檔案資料的完整性和準確性。3.安全保密原則加強檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則檔案資料管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，為各項人防工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人防辦檔案資料管理制度。2.負責收集、整理、保管人防辦機關(guān)及所屬各單位形成的各類檔案資料，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案資料檢索體系，方便查閱利用。4.負責檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案資料的安全。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案資料，并定期對檔案資料進行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照檔案管理要求，及時將本部門形成的各類文件材料進行分類整理，定期移交綜合檔案室。3.在工作中積極配合綜合檔案室做好檔案資料的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案工作紀律和職業(yè)道德。2.認真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理技能。3.負責檔案資料的日常收集、整理和保管工作，確保檔案資料的完整、準確和安全。4.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為各項人防工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與人防工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.人防辦機關(guān)及所屬各單位形成的各類文件材料，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、聲像資料等。3.人防工作中形成的重要會議記錄、紀要、大事記等。4.人防工程建設(shè)、管理、維護等方面的文件材料，包括工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等資料。5.人防宣傳教育、科研、訓(xùn)練等方面的文件材料。6.人防工作中形成的各類榮譽證書、獎狀、獎牌等。7.其他與人防工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。4.收集的聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音完整，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。文書檔案可按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)人防業(yè)務(wù)工作的不同類別進行分類，如工程建設(shè)檔案、指揮通信檔案、宣傳教育檔案等。2.編號對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號可采用年度+保管期限+流水號的方式；業(yè)務(wù)檔案編號可根據(jù)業(yè)務(wù)分類進行編制，如工程建設(shè)檔案編號可采用項目名稱+階段+流水號的方式。3.編目編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照分類、編號順序進行存放，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，對電子檔案資料應(yīng)采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。3.對重要的檔案資料應(yīng)進行專柜保管，實行專人專管。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料是指反映人防工作重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動等具有長遠利用價值的檔案資料；長期保管的檔案資料是指在較長時間內(nèi)對人防工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案資料是指在較短時間內(nèi)對人防工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限一般為5年至15年。（四）檔案資料的鑒定與銷毀1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限和存毀價值。2.檔案資料鑒定工作應(yīng)由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案資料進行全面審查，提出鑒定意見。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀清冊》，經(jīng)鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。4.檔案資料銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并實行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，確保檔案資料銷毀徹底。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息服務(wù)，為制定人防工作計劃、政策法規(guī)等提供參考依據(jù)。2.為業(yè)務(wù)工作提供檔案支持，如查閱工程建設(shè)檔案、指揮通信檔案等，指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作開展。3.為工作研究提供檔案資料，如查閱歷史檔案資料，開展人防工作歷史沿革、發(fā)展趨勢等方面的研究。4.為社會公眾提供檔案查閱服務(wù)，如查閱人防工程建設(shè)規(guī)劃、防空警報設(shè)置等信息，保障公眾知情權(quán)。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到綜合檔案室查閱檔案資料，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要確需借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字、綜合檔案室負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)綜合檔案室負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用手續(xù)1.利用者查閱、借閱、復(fù)制檔案資料時，應(yīng)出示有效證件，如工作證、身份證等。2.查閱、借閱檔案資料應(yīng)在綜合檔案室指定的場所進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。3.復(fù)制檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，復(fù)制件應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，并注明出處。4.利用者應(yīng)遵守檔案保密制度，不得泄露檔案資料內(nèi)容。對違反檔案保密制度的，應(yīng)依法追究責任。六、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的人防辦檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案資料管理的效率和質(zhì)量，方便檔案資料的查閱和利用，為各項人防工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案資料的安全保密管理，確保檔案資料在信息化環(huán)境下的安全。（二）信息化管理要求1.檔案資料信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進行有效銜接，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。2.對紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。數(shù)字化檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.加強檔案資料信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶授予不同的操作權(quán)限，防止檔案資料信息泄露。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.建立檔案資料信息化備份制度,對重要的檔案資料數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁盤、光盤、磁帶等，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和要求。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式進行存儲，如PDF、TIFF等，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.對電子檔案應(yīng)進行元數(shù)據(jù)管理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責任者、格式、大小等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。4.電子檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致,并按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立人防辦檔案資料管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案資料管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查工作由綜合檔案室負責組織實施，并邀請相關(guān)部門和人員參加。3.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用、信息化管理等方面的工作情況。（二）檢查方式與頻率1.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式。2.定期檢查每年至少進行一次，全面檢查檔案資料管理工作的各項制度執(zhí)行情況、檔案資料的整理和保管情況等。3.不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行，重點檢查檔案資料的收集、利用等情況。4.專項檢查針對檔案資料管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)進行，如檔案資料信息化建設(shè)、檔案資料安全保密等方面的檢查。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達