PAGE志愿者團(tuán)隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)志愿者團(tuán)隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)隊(duì)管理、志愿服務(wù)活動(dòng)開展及志愿者服務(wù)記錄等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本志愿者團(tuán)隊(duì)全體成員及與團(tuán)隊(duì)相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是志愿者團(tuán)隊(duì)在開展志愿服務(wù)活動(dòng)、組織管理、志愿者招募與培訓(xùn)、服務(wù)記錄等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)隊(duì)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映志愿服務(wù)活動(dòng)及團(tuán)隊(duì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：保證檔案的齊全完整，同時(shí)采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于志愿者及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)志愿者團(tuán)隊(duì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本團(tuán)隊(duì)檔案管理制度。2.制定和完善檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高團(tuán)隊(duì)成員的檔案意識(shí)。6.為志愿者及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中的問題。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在志愿服務(wù)活動(dòng)及日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.在開展志愿服務(wù)活動(dòng)前，提前與檔案管理部門溝通，了解檔案管理要求，確?；顒?dòng)過程中形成的檔案資料符合規(guī)范。4.對(duì)涉及本部門的檔案查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，并配合檔案管理部門做好利用登記等工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作。3.做好檔案的收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。4.妥善保管檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入和維護(hù)，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還到期檔案。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.志愿者招募相關(guān)材料：包括招募公告、報(bào)名登記表、面試記錄、錄取通知等。2.志愿者培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。3.志愿服務(wù)活動(dòng)資料：活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、服務(wù)記錄表單、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等。4.志愿者表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料：表彰文件、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料等。5.團(tuán)隊(duì)組織管理文件：團(tuán)隊(duì)章程、組織架構(gòu)圖、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.與外部機(jī)構(gòu)合作的相關(guān)資料：合作協(xié)議、合作項(xiàng)目方案、合作活動(dòng)記錄等。7.志愿者反饋及投訴處理材料：志愿者意見建議、投訴記錄、處理結(jié)果等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和類別，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為志愿者管理類、志愿服務(wù)活動(dòng)類、團(tuán)隊(duì)組織管理類、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類、合作項(xiàng)目類、志愿者反饋類等類別。2.編號(hào)：為每個(gè)類別和每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、便于記憶和查詢。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.志愿者管理類：包括志愿者招募、培訓(xùn)、注冊(cè)、注銷等相關(guān)文件材料。2.志愿服務(wù)活動(dòng)類：按不同的志愿服務(wù)項(xiàng)目和活動(dòng)階段，分別收集整理活動(dòng)策劃、組織實(shí)施、總結(jié)評(píng)估等方面的資料。3.團(tuán)隊(duì)組織管理類：涵蓋團(tuán)隊(duì)的組織架構(gòu)、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容。4.表彰獎(jiǎng)勵(lì)類：記錄志愿者團(tuán)隊(duì)及個(gè)人獲得的各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況。5.合作項(xiàng)目類：涉及與其他機(jī)構(gòu)合作開展志愿服務(wù)項(xiàng)目的相關(guān)協(xié)議、方案、活動(dòng)記錄等。6.志愿者反饋類：收集志愿者的意見建議、投訴及處理結(jié)果等材料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字編碼方式，每個(gè)類別用兩位數(shù)字表示，如01代表志愿者管理類，02代表志愿服務(wù)活動(dòng)類等。2.每份檔案在所屬類別內(nèi)按順序編號(hào)，編號(hào)為四位數(shù)，如01001表示志愿者管理類的第一份檔案。3.對(duì)于系列性的檔案材料，如志愿服務(wù)活動(dòng)的多期記錄，可在編號(hào)后添加字母或數(shù)字進(jìn)行區(qū)分，如02001A、02001B等。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)可選用光盤、移動(dòng)硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于照片、視頻等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并妥善保管。（三）保管期限1.永久保管：涉及志愿者團(tuán)隊(duì)重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如團(tuán)隊(duì)章程、重要活動(dòng)的核心資料、長(zhǎng)期合作協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，定期保管期限分為3年、5年、10年等。一般的志愿服務(wù)活動(dòng)資料、志愿者培訓(xùn)記錄等可保管35年；團(tuán)隊(duì)的一般性工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可保管510年。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，檔案管理部門根據(jù)審批意見提供查閱服務(wù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人遵守查閱規(guī)定。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員因工作需要借閱檔案的，一般檔案可借閱期限為[X]天，重要檔案借閱期限為[X]天，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案，如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并提供必要的擔(dān)保，借閱期限不得超過[X]天。（四）借閱程序1.借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理人員對(duì)借閱人進(jìn)行借閱登記，收取一定的押金（如有需要），并提供檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、查閱（借閱）目的、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從文件內(nèi)容、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。3.涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，如無繼續(xù)保存必要，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成鑒定報(bào)告，提出存毀意見。2.經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷