PAGE殘疾人之家檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘疾人之家檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘疾人之家的所有檔案管理工作，包括但不限于殘疾人基本信息檔案、康復(fù)服務(wù)檔案、就業(yè)培訓(xùn)檔案、文化活動(dòng)檔案等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指殘疾人之家在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)殘疾人之家檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.協(xié)助有關(guān)部門(mén)做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.殘疾人基本信息檔案：包括殘疾人個(gè)人基本情況、殘疾類別、殘疾等級(jí)、家庭狀況等。2.康復(fù)服務(wù)檔案：包括康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)訓(xùn)練計(jì)劃、康復(fù)訓(xùn)練記錄、康復(fù)效果評(píng)估等。3.就業(yè)培訓(xùn)檔案：包括就業(yè)培訓(xùn)需求調(diào)查、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)記錄、就業(yè)推薦等。4.文化活動(dòng)檔案：包括文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。5.其他與殘疾人之家工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案分類方案對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄。4.建立檔案盒，將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.檔案材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，順序應(yīng)科學(xué)合理。3.歸檔的檔案材料應(yīng)編制歸檔說(shuō)明，對(duì)檔案的形成過(guò)程、主要內(nèi)容等進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。（三）保管期限1.殘疾人基本信息檔案、康復(fù)服務(wù)檔案、就業(yè)培訓(xùn)檔案等長(zhǎng)期保存。2.文化活動(dòng)檔案等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于5年。（四）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。五、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱檔案的內(nèi)部人員。2.因工作需要查閱檔案的外部單位或個(gè)人，需經(jīng)殘疾人之家負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信或個(gè)人身份證明，經(jīng)殘疾人之家負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案，并告知借閱期限和借閱要求。（三）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱檔案一般不超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。3.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)送及時(shí)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)殘疾人之家負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查詢和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定錄入和維護(hù)檔案信息。2.電子檔案應(yīng)與紙