PAGE附設(shè)幼兒園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強附設(shè)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于附設(shè)幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在教育教學、行政管理、后勤保障等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集幼兒園在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、幼兒園商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效措施確保不泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向教育主管部門及其他有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高教職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、分類和初步立卷工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時反饋利用過程中出現(xiàn)的問題。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：主要包括幼兒園行政事務(wù)管理活動中形成的文件材料，如上級文件、園務(wù)會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.教育教學類：涵蓋幼兒園教育教學活動中產(chǎn)生的各種資料，如教學計劃、教案、教材、教學研究資料、學生學籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。3.后勤管理類：涉及幼兒園后勤保障工作的文件材料，如物資采購與管理、設(shè)施設(shè)備維護、食品安全管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的檔案。4.安全管理類：有關(guān)幼兒園安全工作的各類資料，包括安全制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理檔案等。5.家園共育類：記錄幼兒園與家長溝通合作的相關(guān)材料，如家長會記錄、家長意見反饋、家園聯(lián)系手冊、親子活動檔案等。6.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄幼兒園重要活動、事件、人物等的檔案資料。（二）編號規(guī)則1.采用年度類別流水號的編號方法。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫英文字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表教育教學類等。4.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023A0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)實行“一事一檔”，及時收集相關(guān)的文字、圖表、聲像等資料。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進行科學分類、排列和編號。2.對紙質(zhì)檔案進行整理時，應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補，并按照A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼。3.電子檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名，確保文件名準確反映文件內(nèi)容和日期。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教育教學類檔案應(yīng)在學期末歸檔。3.后勤管理類、安全管理類、家園共育類檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔期限，將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.檔案移交時，雙方應(yīng)按照檔案移交清單進行清點核對，確認無誤后，在移交清單上簽字，并注明移交日期。3.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)對檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲、防鼠藥品。2.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）保管措施1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天定時記錄溫濕度情況，如超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。庫房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，下班前應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。5.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止信息丟失。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在綜合檔案室指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室管理人員同意，并進行登記。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊需要借閱幼兒園檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)向綜合檔案室管理人員當面點清檔案數(shù)量和狀況，并在《檔案借閱登記簿》上簽字。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆散、丟失、泄密或擅自復(fù)印、拍照等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合檔案室，并承擔相應(yīng)責任。4.借閱人員歸還檔案時，綜合檔案室管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，確認無誤后，在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行綜合評估。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動和基本歷史面貌的，對幼兒園工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和利用頻率確定保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的幼兒園檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為幼兒園教育教學、管理決策等提供及時、準確的信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對具有保存價值的檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)字化后的檔案應(yīng)按照檔案分類編號進行存儲，建立相應(yīng)的電子目錄和索引，方便查詢和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管