PAGE私募股權(quán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在私募股權(quán)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、盡職調(diào)查報(bào)告、投資協(xié)議、股權(quán)變更文件、項(xiàng)目退出文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映私募股權(quán)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全性。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，提高檔案利用效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司私募股權(quán)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)向檔案管理部門移交本部門在私募股權(quán)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門移交的檔案進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還等利用工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估意見等。2.盡職調(diào)查階段：包括盡職調(diào)查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、法律意見書、評(píng)估報(bào)告等。3.投資決策階段：包括投資決策文件、投資協(xié)議、公司章程等。4.股權(quán)變更階段：包括股權(quán)變更協(xié)議、工商變更登記文件等。5.項(xiàng)目退出階段：包括項(xiàng)目退出方案、資產(chǎn)處置文件、清算報(bào)告等。6.其他相關(guān)文件：包括往來函件、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案移交檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類：按照私募股權(quán)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)、盡職調(diào)查、投資決策、股權(quán)變更、項(xiàng)目退出等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和連續(xù)性。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的保管（一）保管期限1.私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、投資決策文件、投資協(xié)議、公司章程等重要文件。3.長期保管的檔案包括盡職調(diào)查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、法律意見書、評(píng)估報(bào)告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括往來函件、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）電子檔案管理1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)私募股權(quán)業(yè)務(wù)電子檔案進(jìn)行集中管理。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案。外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的和范圍，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合要求的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱、借閱檔案應(yīng)及時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、部門、查閱、借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員等參加。鑒定人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、完整性、真實(shí)性等因素，確定檔案的保管期限和銷毀意見。3.鑒定結(jié)束后，應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括鑒定的檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等。檔案鑒定報(bào)告應(yīng)由鑒定人員簽字確認(rèn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。銷毀時(shí)應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，不得泄露檔案內(nèi)容。3.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。4.銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)形成檔案銷毀記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、編號(hào)、銷毀方式等。檔案銷毀記錄應(yīng)由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)，并歸檔保存。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)私募股權(quán)業(yè)務(wù)檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.對(duì)涉及商業(yè)秘密、國家機(jī)密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)加強(qiáng)安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信