PAGE招投標(biāo)檔案封存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招投標(biāo)檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和保密性，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類招投標(biāo)活動所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招投標(biāo)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案資料真實反映招投標(biāo)活動全過程，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密安全原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，確保檔案安全。4.規(guī)范有序原則：明確檔案管理流程和職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好招投標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對招投標(biāo)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對招投標(biāo)檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目招投標(biāo)文件的編制、審核和報送工作。2.及時收集、整理項目招投標(biāo)過程中形成的各類文件資料，并移交檔案管理部門。3.對本項目招投標(biāo)檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）其他部門職責(zé)1.配合檔案管理部門做好招投標(biāo)檔案的收集、整理工作，提供相關(guān)資料。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好招投標(biāo)檔案的保密和安全管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、技術(shù)方案、資格證明文件等。3.開標(biāo)、評標(biāo)文件：包括開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、評標(biāo)專家名單等。4.中標(biāo)文件：包括中標(biāo)通知書、合同文件等。5.其他相關(guān)文件：如答疑紀(jì)要、補充文件、往來信函等。（二）收集要求1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本項目的全部檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實性和有效性。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件一致，同時做好備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案形成的時間順序、類別等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。2.每份檔案應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案名稱、編號、日期等信息。3.對于涉及多個項目的綜合性文件資料，應(yīng)按照項目進(jìn)行區(qū)分整理，確保檔案的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔要求1.檔案管理部門對整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求后，進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.建立檔案索引，注明檔案的存放位置、編號等信息，方便快速檢索。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和年度順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類存儲和管理。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等，確保檔案的安全保存。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招投標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱招投標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、聯(lián)系方式、借閱目的、內(nèi)容等信息，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱時間、期限、歸還時間等信息，并跟蹤借閱檔案的歸還情況。借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完好無損。4.借閱人員不得擅自將借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途，不得泄露檔案內(nèi)容。如因借閱人員原因造成檔案丟失、損壞或泄露的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的招投標(biāo)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全存放。3.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴(yán)格控制知悉檔案內(nèi)容的人員。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外披露檔案信息。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，確保檔案存儲設(shè)施設(shè)備正常運行。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠及時采取有效措施，保障檔案安全。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案不受自然災(zāi)害和人為破壞的影響。七、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.招投標(biāo)檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為長期和短期。長期檔案保管期限為[X]年，短期檔案保管期限為[X]年。2.對于涉及公司重大利益、重要項目或具有長期法律效力的招投標(biāo)檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄和數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行注銷，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對招投標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案查閱和借閱手續(xù)的合規(guī)性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報自查情況。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)