PAGE勞務派遣工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司勞務派遣工檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司及勞務派遣工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有勞務派遣工檔案的管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映勞務派遣工的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集勞務派遣工從入職到離職全過程的各類資料，保證檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，對涉及勞務派遣工個人隱私的信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理，確保檔案管理工作的科學性和有序性。二、檔案內(nèi)容（一）入職檔案1.個人基本信息身份證復印件學歷證書復印件職業(yè)資格證書復印件一寸免冠照片2.入職材料勞務派遣合同入職登記表體檢報告其他相關證明材料（二）工作檔案1.考勤記錄考勤表請假條加班申請單2.績效考核記錄績效考核表績效反饋記錄3.培訓記錄培訓申請表培訓簽到表培訓考核成績4.獎懲記錄獎勵通知處罰通知相關證明材料（三）離職檔案1.離職申請離職申請表離職面談記錄2.離職手續(xù)辦理材料工作交接清單工資結算單社保減員表其他相關材料三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門勞務派遣工檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.對于新入職的勞務派遣工，應在入職一個月內(nèi)將其檔案資料收集齊全，并移交至人力資源部門。3.對于工作過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，如考勤記錄、績效考核記錄等，應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集，確保檔案資料的時效性。（二）整理規(guī)范1.人力資源部門負責對收集到的勞務派遣工檔案資料進行整理。按照檔案內(nèi)容的類別，將資料進行分類、排序，并編制檔案目錄。2.每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。編號格式為：[年份][月份][流水號]，例如：202305001。3.對于紙張大小不一致的檔案資料，應進行統(tǒng)一折疊或粘貼，使其規(guī)格一致。對于破損或褪色的檔案資料，應進行修復或復制。四、檔案保管（一）保管方式1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.勞務派遣工檔案應按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.勞務派遣工檔案保管期限為自離職之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領導批準，可按照規(guī)定進行銷毀。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等重要信息的檔案，應長期保管。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱勞務派遣工檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員應按照申請表的內(nèi)容進行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得擅自將檔案轉借他人或帶出公司。4.借閱人應妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理人員報告，并承擔相應的責任。（四）檔案保密1.保密措施檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及勞務派遣工個人隱私的信息予以保密。檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。2.保密責任公司全體員工應嚴格遵守保密制度，不得泄露勞務派遣工檔案信息。如因工作需要使用檔案信息的，應經(jīng)過嚴格的審批程序，并按照規(guī)定的范圍使用。對于違反保密制度，泄露檔案信息的人員，公司將依法追究其責任。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱勞務派遣工檔案，了解其基本情況、工作表現(xiàn)等信息，為工作決策提供參考依據(jù)。2.人力資源部門可根據(jù)檔案信息，對勞務派遣工進行綜合評估，為員工的晉升、調(diào)崗、培訓等提供支持。3.在處理勞動糾紛、勞動仲裁等法律事務時，檔案資料可作為公司的證據(jù)使用。（二）利用流程1.公司內(nèi)部各部門如需查閱勞務派遣工檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱人姓名、部門等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室或擅自復印、拍照等。如需復印、拍照等，應另行填寫申請表，并經(jīng)檔案管理人員同意。4.在處理勞動糾紛、勞動仲裁等法律事務時，如需使用勞務派遣工檔案資料，應按照法律程序辦理相關手續(xù)，并由檔案管理人員提供相應的檔案資料。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立勞務派遣工檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.通過信息化手段，加強對檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案資料錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準確性和完整性。2.對于工作過程中產(chǎn)生的新的檔案資料，應及時錄入系統(tǒng)，并更新相關信息。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進行權限管理，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配相應的操作權限，確保用戶只能訪問和操作其權限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的地方，并定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.勞務派遣工檔案保管期限屆滿，且經(jīng)公司領導批準同意銷毀的。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的。3.其他經(jīng)公司領導批準同意銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對保管期限屆滿或符合銷毀條件的檔案進行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)部門負責人審核后，報公司領導批準。3.檔案銷毀應在公司指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責實施。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀后的檔案應進行登記，注