PAGE合同檔案管理制度中能源一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范能源相關(guān)合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司涉及能源采購、供應(yīng)、使用、節(jié)能等各類合同檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司合同檔案管理部門對(duì)能源合同檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行等全過程情況，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則。嚴(yán)格檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）合同檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司能源合同檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管等工作。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。4.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門能源合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交合同檔案管理部門。2.協(xié)助合同檔案管理部門做好合同檔案的整理、核對(duì)等工作，提供必要的檔案信息。3.嚴(yán)格遵守合同檔案管理制度，不得擅自留存、銷毀合同檔案。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合合同檔案管理部門做好能源合同檔案管理工作。2.對(duì)涉及本部門的合同檔案利用需求，及時(shí)向合同檔案管理部門提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用檔案。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.能源采購合同，包括電力、煤炭、石油、天然氣等采購合同。2.能源供應(yīng)合同，如供電、供氣、供熱等合同。3.能源使用合同及相關(guān)協(xié)議，如企業(yè)與能源供應(yīng)商簽訂的能源使用條款協(xié)議等。4.節(jié)能服務(wù)合同，涉及節(jié)能技術(shù)改造、能源管理等方面的合同。5.與能源合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。6.合同履行過程中產(chǎn)生的重要文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證、違約處理記錄等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本一式[X]份及相關(guān)資料移交合同檔案管理部門。2.移交的合同檔案應(yīng)齊全完整，包括合同正本、副本、附件、審批文件、往來信函等。3.合同檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的，及時(shí)通知合同承辦部門補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類。按照能源種類、合同類型等進(jìn)行分類，如電力采購合同、煤炭供應(yīng)合同等。2.編號(hào)。為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)合同類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.裝訂。將合同文本及相關(guān)資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目。編制合同檔案目錄，包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、當(dāng)事人等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。四、合同檔案的保管（一）保管期限1.能源采購合同、供應(yīng)合同等一般保管期限為[X]年。2.節(jié)能服務(wù)合同等涉及重要項(xiàng)目或長(zhǎng)期合作的合同保管期限為[X]年。3.合同履行過程中產(chǎn)生的重要文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等與合同同步保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、索引和加密管理。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和存取檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、合同檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大機(jī)密或敏感信息的合同檔案，查閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員持批準(zhǔn)后的《合同檔案查閱申請(qǐng)表》到合同檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.合同檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）借閱管理1.公司外部單位因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)提交正式的借閱申請(qǐng)函，說明借閱目的、范圍和期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的數(shù)據(jù)更改或標(biāo)記。歸還檔案時(shí)，合同檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和無損。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期或失去保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且合同履行完畢，無后續(xù)利用價(jià)值的。2.合同因不可抗力等原因無法履行，且已終止，相關(guān)資料已整理歸檔的。3.合同內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已不再具有現(xiàn)實(shí)意義，且無歷史研究?jī)r(jià)值的。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，形成鑒定報(bào)告。2.鑒定報(bào)告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.合同檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并將自查情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）考核機(jī)制1.建立合同檔案管理工作考核機(jī)制，將合同檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理的規(guī)范性、完整性、安全性