PAGE輔導檔案建立與保管制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司輔導檔案的建立與保管工作，確保輔導檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的輔導工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及輔導工作的部門及人員，包括但不限于輔導老師、被輔導員工、相關管理人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保輔導檔案的建立與保管工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：輔導檔案應如實記錄輔導過程和結果，數(shù)據(jù)準確、信息完整，不得虛假記載或隱瞞重要信息。3.安全保密原則：妥善保管輔導檔案，確保檔案的安全性和保密性，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確檔案建立與保管的流程和標準，確保全公司輔導檔案的格式、內容等規(guī)范統(tǒng)一。二、輔導檔案的建立（一）檔案內容1.輔導計劃輔導目標：明確輔導要達到的具體目標，如提升員工專業(yè)技能、改善工作態(tài)度等。輔導內容：根據(jù)輔導目標確定的具體輔導事項，包括知識講解、技能培訓、案例分析等。輔導方式：如一對一輔導、小組輔導、線上輔導等。輔導時間安排：詳細列出輔導的具體時間段，包括開始時間、結束時間、輔導頻率等。2.輔導記錄輔導過程記錄：每次輔導的時間、地點、參與人員、輔導內容摘要、員工反饋等。溝通記錄：包括與員工的面談記錄、電話溝通記錄、郵件溝通記錄等，詳細記錄溝通的主題、內容、結論等。問題與解決措施：記錄輔導過程中發(fā)現(xiàn)的員工問題以及針對問題采取的解決措施和效果評估。3.員工資料個人基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門、崗位等。培訓經(jīng)歷：員工過往參加的各類培訓情況，包括培訓名稱、培訓機構、培訓時間等。工作經(jīng)歷：員工的工作履歷，包括入職時間、離職時間、工作崗位變動等?？冃гu估記錄：員工的績效考核結果，包括考核周期、考核成績、績效反饋等。4.評估報告輔導效果評估：對輔導目標達成情況進行評估，通過測試、實際工作表現(xiàn)觀察、員工自評與上級評價相結合等方式，得出客觀的評估結論。改進建議：根據(jù)輔導效果評估結果，提出針對性的改進建議，明確員工在后續(xù)工作中需要努力的方向。（二）檔案建立流程1.輔導啟動輔導老師接到輔導任務后，與被輔導員工進行首次溝通，了解員工的基本情況（如工作現(xiàn)狀、存在問題、個人發(fā)展需求等），同時向員工介紹輔導計劃的初步設想。根據(jù)溝通情況，輔導老師制定詳細的輔導計劃，并提交給上級主管審核。審核通過后，輔導計劃正式生效。2.資料收集輔導老師負責收集員工的相關資料，包括個人基本信息、培訓經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、績效評估記錄等?？梢酝ㄟ^與員工面談、查閱公司人事檔案、與相關部門溝通等方式獲取資料。在收集資料過程中，輔導老師應確保資料的真實性和完整性，對資料進行初步整理和分類。3.輔導實施按照輔導計劃，輔導老師定期開展輔導工作。每次輔導結束后，及時記錄輔導過程，包括輔導時間、地點、參與人員、輔導內容摘要、員工反饋等。在輔導過程中，輔導老師與員工保持密切溝通，通過面談、電話、郵件等方式及時解決員工提出的問題，并記錄溝通情況。對于輔導過程中發(fā)現(xiàn)的員工問題，輔導老師應分析問題產(chǎn)生的原因，制定針對性的解決措施，并跟蹤措施的實施效果，記錄問題與解決措施的全過程。4.檔案整理輔導周期結束后（或輔導任務完成后），輔導老師對輔導過程中產(chǎn)生的各類資料進行全面整理。按照輔導計劃、輔導記錄、員工資料、評估報告等類別進行分類歸檔。對整理好的檔案進行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。5.檔案審核整理好的輔導檔案提交給上級主管進行審核。上級主管重點審核檔案內容的完整性、準確性、邏輯性以及輔導效果評估的客觀性和改進建議的合理性。審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，上級主管及時反饋給輔導老師，輔導老師進行修改完善，直至審核通過。三、輔導檔案的保管（一）保管方式1.紙質檔案對于重要的紙質輔導檔案，應打印清晰、內容完整，并裝訂成冊。設立專門的紙質檔案保管柜，按照檔案編號順序存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.電子檔案將輔導檔案的電子版本進行備份存儲，存儲介質可以選擇硬盤、光盤等。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并設置相應的權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和查閱電子檔案。定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.短期保管對于一般性的輔導檔案，保管期限為[X]年。在保管期限屆滿后，經(jīng)相關部門負責人審核批準，可以進行銷毀處理。2.長期保管涉及公司核心業(yè)務、重要員工發(fā)展歷程、具有重要參考價值的輔導檔案，保管期限為[X]年。長期保管的檔案應定期進行復查和整理，確保檔案的完整性和可讀性。（三）保管要求1.環(huán)境要求紙質檔案保管柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內，保持室內溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。電子檔案存儲設備應遠離磁場源、熱源等，避免因環(huán)境因素導致數(shù)據(jù)損壞。2.安全防護加強對檔案保管場所的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，如監(jiān)控攝像頭、防火報警器、除濕機、防蟲藥劑等。對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識，嚴格遵守檔案保管的安全制度，確保檔案安全。3.查閱權限明確檔案查閱權限，未經(jīng)授權人員不得查閱輔導檔案。輔導老師、被輔導員工以及相關管理人員因工作需要查閱檔案時，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)上級主管批準后方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認。四、檔案的借閱與歸還（一）借閱流程1.借閱申請：公司內部人員因工作需要借閱輔導檔案時，需填寫《輔導檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內容等信息。2.審批：申請表提交給檔案管理部門負責人進行審批。審批通過后，申請表交至檔案管理人員處，檔案管理人員根據(jù)申請表提供借閱服務。3.借閱登記：檔案管理人員對借閱情況進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預計歸還時間、借閱檔案名稱及編號等信息。（二）歸還要求1.按時歸還：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.檢查驗收：檔案歸還時，檔案管理人員應仔細檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、缺失等情況，應及時向借閱人查明原因，并要求借閱人承擔相應責任。3.歸還登記：檔案管理人員在確認檔案完好無損后，在借閱登記冊上記錄檔案歸還時間，并由借閱人簽字確認。五、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.輔導檔案保管期限屆滿，且經(jīng)相關部門負責人審核批準可以銷毀的。2.因公司業(yè)務調整、輔導項目終止等原因，導致輔導檔案失去保存價值的。3.檔案內容涉及保密信息，且保密期限已過，經(jīng)保密管理部門審核同意銷毀的。（二）銷毀流程1.提出申請：由檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和實際情況，提出檔案銷毀申請，填寫《輔導檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審核批準：申請表提交給公司分管領導進行審核，審核通過后報公司總經(jīng)理批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀方式可以選擇粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀記錄：在檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、參與人員等信息，形成《輔導檔案銷毀記錄》。5.備案存檔：銷毀記錄由檔案管理部門妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料進行備案存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立檔案管理監(jiān)督小組，成員由各相關部門負責人組成。監(jiān)督小組定期對輔導檔案的建立與保管情況進行檢查，確保檔案工作符合本制度要求。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案建立與保管過程中存在的問題，并向上級主管匯報自查情況。（二）外部審計1.公司定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括輔導檔案的建立與保管情況。審計機構根據(jù)審計結果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。2.公司根據(jù)審計報告和整改意見，及時組織相關部門進行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有