PAGE衛(wèi)生管理檔案10個(gè)制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生管理檔案工作，確保衛(wèi)生管理信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效支持衛(wèi)生管理決策，保障公司/組織的衛(wèi)生環(huán)境符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生管理的部門、場(chǎng)所及相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案管理工作。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄。完整性原則：涵蓋衛(wèi)生管理工作的各個(gè)方面，確保檔案資料全面、系統(tǒng)。保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的衛(wèi)生管理檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止泄露。便于利用原則：檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索應(yīng)便于快速查詢和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的衛(wèi)生管理檔案管理科室（或指定專人負(fù)責(zé)），負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.職責(zé)分工檔案管理人員負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，定期收集各部門的衛(wèi)生管理檔案資料。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作。建立檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保檔案安全存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)反饋相關(guān)信息。各部門衛(wèi)生管理責(zé)任人負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生管理檔案資料的日常收集、整理和初步分類工作。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門開(kāi)展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案收集制度1.收集范圍衛(wèi)生管理制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)文件。衛(wèi)生管理工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。衛(wèi)生檢查記錄，包括日常檢查、專項(xiàng)檢查、定期檢查等記錄。衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、維護(hù)、維修記錄。環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告，如空氣、水質(zhì)、噪聲等檢測(cè)報(bào)告。員工健康檔案，包括入職體檢、定期體檢、職業(yè)病防治等相關(guān)資料。衛(wèi)生培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)人員簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估等。衛(wèi)生事故及突發(fā)事件的處理記錄，包括事件報(bào)告、調(diào)查處理過(guò)程、整改措施等。與外部機(jī)構(gòu)（如衛(wèi)生監(jiān)督部門、環(huán)保部門等）的往來(lái)文件、信函、通知等。其他與衛(wèi)生管理相關(guān)的文件、資料和記錄。2.收集時(shí)間日常檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏重要信息。定期檢查記錄、工作總結(jié)等應(yīng)在規(guī)定的工作周期結(jié)束后一周內(nèi)收集。衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、維護(hù)等記錄應(yīng)在相應(yīng)工作完成后立即收集。員工健康檔案應(yīng)在體檢結(jié)果出具后及時(shí)收集歸檔。3.收集方式各部門衛(wèi)生管理責(zé)任人負(fù)責(zé)將本部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行分類整理后，定期移交至檔案管理部門。檔案管理部門可通過(guò)定期巡查、專項(xiàng)通知等方式，督促各部門按時(shí)移交檔案資料。對(duì)于一些重要的臨時(shí)性檔案資料，檔案管理部門可直接參與收集過(guò)程，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案整理制度1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照衛(wèi)生管理的不同領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為衛(wèi)生管理制度類、衛(wèi)生管理工作類、衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備類、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)類、員工健康管理類、衛(wèi)生培訓(xùn)類、衛(wèi)生事故及突發(fā)事件類、外部往來(lái)文件類等類別。每一大類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如衛(wèi)生管理制度類可分為綜合管理制度、專項(xiàng)衛(wèi)生管理制度等；衛(wèi)生管理工作類可分為工作計(jì)劃、工作總結(jié)、檢查記錄等。2.整理要求對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行全面清查，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確歸類，確保同一類別的資料集中存放。對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案的類別、編號(hào)、題名（文件名）、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于一些不宜裝訂的資料，如電子文檔等，應(yīng)進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案歸檔制度1.歸檔流程檔案管理人員在收到各部門移交的檔案資料后，按照整理要求進(jìn)行初步審核。審核通過(guò)后，將檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。在歸檔過(guò)程中，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、題名、日期、移交部門等信息。定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.歸檔存儲(chǔ)方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。衛(wèi)生管理制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等永久性保存。衛(wèi)生管理工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等保存期限為[X]年。衛(wèi)生檢查記錄、衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、維護(hù)、維修記錄等保存期限為[X]年。環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告、員工健康檔案、衛(wèi)生培訓(xùn)記錄等保存期限為[X]年。衛(wèi)生事故及突發(fā)事件的處理記錄保存期限為[X]年。與外部機(jī)構(gòu)的往來(lái)文件、信函、通知等保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但一般不少于[X]年。六、檔案查閱制度1.查閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱衛(wèi)生管理檔案中與本人工作相關(guān)的資料。2.查閱流程查閱人員需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、題名及查閱目的。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批通過(guò)后，檔案管理部門安排專人陪同查閱人員到檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案的類別和編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱要求查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤。七、檔案借閱制度1.借閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因特殊工作需要，可借閱衛(wèi)生管理檔案中與本人工作相關(guān)的資料。2.借閱流程借閱人員需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的類別、編號(hào)、題名及借閱期限。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批通過(guò)后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱申請(qǐng)表、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱要求借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案資料完整無(wú)損，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求借閱人員進(jìn)行處理。八、檔案保密制度1.保密范圍涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)信息等機(jī)密的衛(wèi)生管理檔案信息。員工個(gè)人隱私信息，如健康狀況、職業(yè)病史等。其他按照法律法規(guī)或公司/組織規(guī)定需要保密的衛(wèi)生管理檔案信息。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如加密存儲(chǔ)設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，限制接觸范圍，確保機(jī)密信息不被泄露。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)或單獨(dú)存放，并標(biāo)明保密級(jí)別。禁止在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播檔案中的機(jī)密信息。3.保密監(jiān)督與檢查定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。九、檔案銷毀制度1.銷毀范圍已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料。經(jīng)鑒定確認(rèn)不再需要保存的檔案資料。2.銷毀流程檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的類別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。將檔案銷毀清單提交至公司/組織檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組應(yīng)由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合銷毀條件。經(jīng)檔案鑒定小組批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無(wú)法恢復(fù)。在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄