PAGE法院檔案電子化管理制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)法院信息化建設(shè)的發(fā)展需求，規(guī)范法院檔案電子化管理工作，提高檔案管理效率和利用水平，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等電子化管理過程中的活動(dòng)。（三）基本原則1.遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。3.注重安全保密，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用，提高檔案檢索、查詢和使用的效率，為審判工作和其他業(yè)務(wù)提供有力支持。二、檔案電子化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法院檔案電子化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案電子化管理培訓(xùn)工作，提高全院人員的檔案管理意識(shí)和技能。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案電子化管理工作，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、存儲(chǔ)安全。4.負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案電子化管理要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行電子化處理。3.配合檔案管理部門做好檔案電子化管理的相關(guān)工作，如提供必要的信息支持、協(xié)助開展數(shù)據(jù)錄入等。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱等規(guī)定，確保檔案信息安全。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為檔案電子化管理提供技術(shù)支持，保障電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)功能優(yōu)化和升級(jí)，滿足檔案管理工作的不斷發(fā)展需求。3.負(fù)責(zé)處理電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行過程中的技術(shù)故障和問題，及時(shí)進(jìn)行維修和維護(hù)。三、檔案電子化管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括紙質(zhì)檔案原件及相關(guān)電子文檔（如電子表格、掃描件等）。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，并與紙質(zhì)文件保持一致。3.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案存儲(chǔ)要求。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和保存期限確定，一般不低于200dpi。4.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)檔案的主要內(nèi)容和特征，便于識(shí)別和查找。5.將掃描后的電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）檔案存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)安全可靠。2.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，便于快速檢索和查找。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲(chǔ)等多種方式，確保數(shù)據(jù)在發(fā)生意外情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案利用1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱電子檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱、借閱服務(wù)。查閱電子檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、下載或傳播檔案信息。借閱電子檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還。4.檔案利用過程中應(yīng)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作，記錄查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱和數(shù)量等信息，并存檔備查。四、檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案電子化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定與銷毀等功能，滿足法院檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)架構(gòu)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、權(quán)限管理等安全功能，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)與其他法院信息化系統(tǒng)的兼容性和數(shù)據(jù)共享。4.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分征求檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門的意見和建議，確保系統(tǒng)功能符合實(shí)際工作要求。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。維護(hù)工作包括系統(tǒng)軟件升級(jí)、硬件設(shè)備檢查、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。2.建立系統(tǒng)運(yùn)行日志，記錄系統(tǒng)操作、故障處理等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和修復(fù)。對(duì)于重大故障，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，滿足不斷提高的檔案管理要求。五、檔案電子化管理安全保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理工作人員的安全保密教育，提高工作人員的安全意識(shí)和保密技能。2.與檔案電子化管理工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及檔案電子化管理的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識(shí)。（二）物理安全1.檔案電子化管理場(chǎng)所應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、終端等的安全管理。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，限制非授權(quán)人員訪問檔案電子化管理系統(tǒng)。4.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。（四）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。4.對(duì)數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格的審計(jì)和記錄，確保數(shù)據(jù)操作的合法性和可追溯性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案電子化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)符合規(guī)定要求。2.建立檔案電子化管理工作考核機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理系統(tǒng)運(yùn)行情況的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出