PAGE容桂慈善會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強容桂慈善會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在慈善事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于容桂慈善會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指容桂慈善會在開展慈善活動、行政管理、項目運作等工作過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則容桂慈善會檔案工作實行理事會統(tǒng)一領導，綜合部負責集中管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步保管，接受綜合部的監(jiān)督指導。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則確保檔案的內容完整，準確反映慈善會各項工作的真實情況，保持檔案之間的有機聯(lián)系，保證檔案的實體安全和信息安全。3.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為慈善會的決策、工作開展和社會服務提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）理事會理事會是容桂慈善會的決策機構，對檔案管理工作負有領導責任。負責審定檔案管理工作的方針、政策和規(guī)章制度；監(jiān)督檔案管理工作的開展情況；協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合部綜合部作為檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作的組織實施。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善容桂慈善會檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案實體安全；采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進行登記和跟蹤管理。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。6.負責組織開展檔案信息化建設工作，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負責檔案管理。其職責包括：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對本部門檔案進行分類整理，定期移交綜合部集中保管。3.配合綜合部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.慈善會理事會會議文件、決議、記錄等。2.慈善會年度工作計劃、總結、報告等。3.慈善項目申報書、實施方案、評估報告等。4.捐贈協(xié)議、捐贈款物接收及使用記錄等。5.財務管理文件、報表、憑證等。6.人事管理文件、員工檔案等。7.活動策劃方案、活動照片、視頻等。8.對外聯(lián)絡文件、合作協(xié)議等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋慈善會工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。3.對重要活動、重大項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時收集整理。4.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質量。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、項目管理類、財務管理類、人事管理類、活動管理類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內容。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（二）保管要求1.對不同載體的檔案應分別保管，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復；對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的安全保護1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設施，如防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。2.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失和泄密。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.定期對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.慈善會內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.與慈善會有業(yè)務往來的單位或個人，經(jīng)批準后查閱相關檔案。3.司法機關、行政機關等依法查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合部審批。3.綜合部根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱服務，并安排專人負責查閱接待。4.查閱人在指定地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。5.查閱結束后，查閱人應及時歸還檔案，由檔案管理人員進行核對和清點。（三）借閱范圍1.慈善會內部工作人員因工作需要借閱檔案。2.特殊情況下，經(jīng)批準后可向外部單位或個人借閱檔案。（四）借閱程序1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合部審批。3.綜合部根據(jù)審批意見，確定是否提供借閱服務，并辦理借閱手續(xù)。借閱人需提交有效身份證件，繳納一定數(shù)額的押金。4.借閱人應在規(guī)定時間內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，準確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合部負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門負責人等。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內容、形式、歷史背景等方面的異同，確定其保存價值。3.效益評估法評估檔案對慈善會工作、社會服務、歷史研究等方面的效益，判斷其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映慈善會主要職能活動和基本歷史面貌的，對慈善事業(yè)發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如慈善會章程、重要會議記錄、重大慈善項目檔案、捐贈大戶檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，應列為定期保管。如一般性會議文件、年度工作計劃總結、一般項目檔案等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合部負責人審核，報理事會批準。3.經(jīng)批準后，由綜合部指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應確保檔案內容無法恢復，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立容桂慈善會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為慈善會的工作提供更加便捷的檔案信息服務。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家有關標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對電子檔案進行整理和規(guī)范，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。3.對聲像檔案進行數(shù)字化轉換，如錄音、錄像的轉錄、編輯等，確保聲像檔案的質量和可利用性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設1.選擇適合容桂慈善會檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權限管理機制，根據(jù)不同用戶的職責和需求，設置相應的操作權限，確保檔案信息的安全。（四）檔案信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護