PAGE長護險定點機構(gòu)檔案制度一、總則（一）目的為加強長護險定點機構(gòu)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高長護險服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本長護險定點機構(gòu)在開展長護險服務(wù)過程中形成的各類檔案，包括但不限于服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄、評估資料、財務(wù)檔案、人員檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映長護險服務(wù)的實際情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、丟失或損壞，對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本機構(gòu)的檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案安全。4.負責檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進檔案信息資源共享，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責向長護險管理部門報送有關(guān)檔案資料，配合做好檔案的監(jiān)督檢查和考核評估工作。7.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責1.負責本部門在長護險服務(wù)過程中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案工作，確保檔案資料的及時、準確收集，按照檔案管理要求進行分類整理，保證檔案質(zhì)量。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，不得擅自擴大檔案查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作,熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識和技能。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的收集、整理、編目、保管、利用及統(tǒng)計等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。4.對檔案的完整性、準確性和安全性負責，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.服務(wù)協(xié)議類：與長護險管理部門簽訂的服務(wù)協(xié)議、補充協(xié)議等。2.服務(wù)記錄類：護理服務(wù)記錄、康復(fù)服務(wù)記錄、生活照料服務(wù)記錄、醫(yī)療服務(wù)記錄等。3.評估資料類：長護險評估報告、定期復(fù)查評估資料、失能失智評估資料等。4.財務(wù)檔案類：長護險費用結(jié)算清單、財務(wù)報表、票據(jù)存根等。5.人員檔案類：員工基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、資格證書等。6.設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備報廢申請等。7.其他類：上級部門文件、通知、會議記錄、工作匯報、投訴處理記錄等與長護險服務(wù)相關(guān)的各類文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在長護險服務(wù)過程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)做到及時、準確，不得積壓、拖延。對于重要檔案或緊急事項形成的檔案，應(yīng)在事項辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體，確保檔案的質(zhì)量。4.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并進行有效的備份存儲。（三）收集程序1.各部門檔案收集責任人對本部門形成的檔案資料進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.在規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不齊全、不完整或不符合要求的，應(yīng)及時退回原部門補充完善。3.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行再次整理和登記，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按形成年度進行分類。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)檔案形成部門進行分類，如護理部檔案、康復(fù)部檔案、財務(wù)部檔案等。3.問題分類法：按照檔案內(nèi)容所反映的問題進行分類，如服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄、評估資料等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：對裝訂后的文件材料編寫頁號，頁號編寫應(yīng)準確、清晰，便于查找和統(tǒng)計。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，確保目錄內(nèi)容準確、完整。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案盒編號、年度、機構(gòu)、問題、保管期限等信息。5.上架排列：按照檔案分類方案，將檔案盒上架排列，建立檔案存放索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機等），將溫度控制在[X]℃[X]℃之間,相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類體系進行分類存放，建立檔案臺賬，記錄檔案的存放位置和保管期限。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、檢索和利用，實現(xiàn)電子檔案的信息化管理。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。2.具體檔案保管期限參照國家有關(guān)規(guī)定和本機構(gòu)檔案保管期限表執(zhí)行。對于保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級主管部門報告。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作中存在問題，提出改進措施和建議。六、檔案利用（一）利用范圍1.本機構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于長護險服務(wù)管理、質(zhì)量控制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考核等工作。2.長護險管理部門因監(jiān)督檢查、評估考核等工作需要查閱本機構(gòu)檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦理案件、履行職責需要查閱本機構(gòu)檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：本機構(gòu)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，按時歸還檔案。3.出具證明：根據(jù)有關(guān)部門或單位的要求，檔案管理部門可為其出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴格按照檔案內(nèi)容如實填寫，加蓋檔案管理部門印章，并做好登記備案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、檔案名稱、檔案數(shù)量、歸還時間等。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準確，做到一事一記，一月一結(jié)，年終匯總。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定，對檔案的保存價值進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、形成時間、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清