PAGE小二型水庫(kù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小二型水庫(kù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫(kù)管理、運(yùn)行、維護(hù)及相關(guān)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的小二型水庫(kù)相關(guān)檔案的管理，包括水庫(kù)規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、運(yùn)行管理、維護(hù)維修、安全監(jiān)測(cè)等各環(huán)節(jié)形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的小二型水庫(kù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映小二型水庫(kù)建設(shè)、管理、運(yùn)行等實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門(mén)對(duì)水庫(kù)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織小二型水庫(kù)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂小二型水庫(kù)各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，提供必要的保管條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.對(duì)本公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保檔案管理工作規(guī)范有序開(kāi)展。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在小二型水庫(kù)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案管理行為，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管、檢索、利用等具體操作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理工作效率。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水庫(kù)規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：包括規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。2.建設(shè)施工階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、施工記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收文件等。3.運(yùn)行管理階段：包括水庫(kù)調(diào)度運(yùn)行方案、水位記錄、水量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄等。4.維護(hù)維修階段：包括維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、維修方案、維修合同、維修記錄、更換設(shè)備清單等。5.安全監(jiān)測(cè)階段：包括安全監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)報(bào)表、監(jiān)測(cè)設(shè)施維護(hù)記錄、安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。6.其他與小二型水庫(kù)相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，如上級(jí)主管部門(mén)的文件、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；對(duì)于無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整，不得積壓、遺漏。對(duì)于跨年度或跨部門(mén)形成的檔案，應(yīng)明確牽頭部門(mén)和責(zé)任人，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)合理、編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一、目錄清晰準(zhǔn)確、裝訂整齊牢固。（四）整理方法1.分類(lèi)小二型水庫(kù)檔案分為工程前期文件、工程建設(shè)文件、工程運(yùn)行管理文件、工程維護(hù)維修文件、工程安全監(jiān)測(cè)文件、其他文件六大類(lèi)。每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工程建設(shè)文件可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收等小類(lèi)。2.編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法。全宗號(hào)由公司/組織統(tǒng)一編制；目錄號(hào)根據(jù)檔案類(lèi)別編制；案卷號(hào)按照年度和類(lèi)別順序編制；件號(hào)在案卷內(nèi)按照文件排列順序編制。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.小二型水庫(kù)檔案的保管期限分為永久和定期兩種。2.永久保管的檔案包括水庫(kù)規(guī)劃設(shè)計(jì)的重要文件、建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。3.定期保管的檔案分為30年和l0年兩種。保管期限為30年的檔案包括工程建設(shè)過(guò)程中的主要文件、運(yùn)行管理的重要記錄等；保管期限為10年的檔案包括一般性的文件、資料、記錄等。4.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保檔案的完整保存和有效利用。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱小二型水庫(kù)檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)政府部門(mén)及其他單位因工作需要查閱、借閱小二型水庫(kù)檔案。3.因工程建設(shè)、科研、咨詢(xún)等活動(dòng)需要查閱、借閱小二型水庫(kù)檔案。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位、借閱人姓名、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)審批通過(guò)后，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，收取一定的押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定），方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)、登記，加蓋檔案管理部門(mén)印章后提供給申請(qǐng)人。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案出處。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)收回借閱的檔案，檢查檔案是否完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值、嚴(yán)格掌握銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)的原則。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來(lái)源、價(jià)值等，確定檔案的保管期限和是否需要銷(xiāo)毀。2.根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值且無(wú)利用必要的檔案，可考慮銷(xiāo)毀。3.參考檔案的利用情況，對(duì)于多年未被利用且無(wú)利用可能的檔案，可作為鑒定銷(xiāo)毀的參考依據(jù)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，形成鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.將鑒定報(bào)告報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、年度、保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等。3.按照《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案與清冊(cè)一致。4.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀工作完成后，在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀日期等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立小二型水庫(kù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門(mén)提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)小二型水庫(kù)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全保密、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為各部門(mén)提供檔案信息查詢(xún)、借閱、下載等服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源的有效利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，確保系統(tǒng)的正常