PAGE幼兒園檔案管理周會(huì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)幼兒園檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)等工作中的作用，特制定本周會(huì)制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以園長為組長，副園長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定幼兒園檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查幼兒園檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，推動(dòng)檔案管理工作不斷改進(jìn)和提高。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)幼兒園檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理操作規(guī)程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為幼兒園各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的文件材料移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的編目、裝訂、上架等工作，配合檔案管理人員開展檔案的查閱、利用等服務(wù)工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的安全保密工作，確保檔案信息不泄露。4.積極參加檔案管理工作培訓(xùn)，了解檔案管理的基本知識(shí)和要求，提高本部門檔案管理工作水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.幼兒園制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.幼兒園黨、政、工、團(tuán)等組織開展活動(dòng)形成的文件材料。4.幼兒園招生、教學(xué)、科研、后勤管理等工作中形成的文件材料。5.幼兒園教師、幼兒的各類榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)材料等。6.幼兒園與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員要及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明文件材料的題名、日期、來源、保管期限等信息。3.按照檔案裝訂要求，對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，上架存放。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方案幼兒園檔案分為黨群工作、行政管理、教育教學(xué)、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理、后勤管理、聲像檔案、實(shí)物檔案等八大類。具體分類如下：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括幼兒園行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、安全管理、衛(wèi)生保健管理等方面的文件材料。3.教育教學(xué)類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)研究、教學(xué)成果、幼兒學(xué)籍管理等方面的文件材料。4.師資隊(duì)伍建設(shè)類：包括教師培訓(xùn)、教師考核、教師職稱評(píng)定、教師表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的文件材料。5.學(xué)生管理類：包括幼兒入園、離園、考勤、體檢、品德教育、課外活動(dòng)等方面的文件材料。6.后勤管理類：包括校園建設(shè)、物資采購、設(shè)備管理、食堂管理、宿舍管理等方面的文件材料。7.聲像檔案類：包括幼兒園活動(dòng)照片、錄像、錄音等聲像資料。8.實(shí)物檔案類：包括幼兒園獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。具體編號(hào)方法如下：1.年度：用公元紀(jì)年全稱表示，如“2023”。2.類別：用大寫字母表示檔案類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。3.順序號(hào)：按照檔案整理的先后順序依次編號(hào)，如“001”“002”等。例如，一份2023年黨群工作類的第5份文件材料，其編號(hào)為“2023DQ005”。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)幼兒園、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映幼兒園一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映幼兒園短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限，將檔案分別存放于不同的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裱糊等修復(fù)處理，防止檔案紙張破損、褪色。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止電子檔案丟失或損壞。3.對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理和編目，制作相應(yīng)的文字說明，確保聲像檔案的可讀性和可利用性。4.對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行妥善保管，建立實(shí)物檔案臺(tái)賬，記錄實(shí)物檔案的名稱、來源、保管期限等信息。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園教職工因工作需要查閱檔案的，可以直接到檔案管理人員處查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.外單位人員查閱幼兒園檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)幼兒園檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，并由檔案管理人員陪同查閱。3.涉及幼兒園機(jī)密或重要檔案的查閱，須經(jīng)幼兒園主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人提出查閱申請(qǐng)，填寫《檔案查閱登記表》。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行特殊處理的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需引用檔案內(nèi)容的，應(yīng)注明檔案來源。七、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并提出改進(jìn)措施。3.按照上級(jí)主管部門的要求，按時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容