PAGE科技局檔案保管查閱制度一、總則（一）目的為了加強科技局檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在科技管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科技局機關各科室、下屬事業(yè)單位以及與科技局業(yè)務相關的各類檔案管理與查閱工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是科技局在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于項目申報材料、科研成果資料、政策文件、會議記錄、人事檔案、財務檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則科技局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性與完整性原則檔案的形成應真實反映科技局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的查閱服務，提高檔案的利用效率。二、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的基本要求。（二）檔案分類與編號1.檔案分類按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等因素進行分類，一般可分為綜合類、業(yè)務類、人事類、財務類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。例如：綜合類：包括局機關文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。業(yè)務類：涵蓋科技項目管理檔案、科研成果檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。人事類：包含干部人事檔案、人員培訓檔案等。財務類：有財務預決算檔案、會計憑證、財務報表等。2.檔案編號對每一份檔案進行編號，并建立檔案編號與分類目錄的對應關系。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼。（三）檔案整理與裝訂1.檔案整理對收集到的檔案材料進行分類整理，剔除重復、無效的材料，按照檔案形成的時間順序或邏輯順序進行排列，確保檔案材料的條理清晰。2.檔案裝訂對于紙質(zhì)檔案，應進行規(guī)范裝訂。裝訂時要注意保持檔案材料的整齊、牢固，不得損壞檔案內(nèi)容。裝訂材料可選用線繩、膠水等，確保裝訂后的檔案便于翻閱和保存。（四）檔案上架與存放1.檔案上架將整理裝訂好的檔案按照編號順序上架存放，每個檔案架應標明架號、層數(shù)、格號等信息，便于快速定位查找檔案。2.存放方式檔案應按照類別、年度、保管期限等因素進行合理存放，不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。對于珍貴檔案或易損檔案，應采取特殊的保護措施，如專柜存放、密封保存等。（五）檔案保管期限劃分1.永久保管對涉及科技局重大決策、重要歷史事件、具有長遠利用價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體劃分標準按照國家有關檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（六）檔案清點與核對1.定期清點檔案管理人員應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.核對內(nèi)容在清點過程中，要核對檔案的編號、名稱、內(nèi)容、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并進行處理。（七）檔案安全防護措施1.防火措施檔案庫房應配備防火設施，如滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。同時，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。2.防盜措施安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強庫房的安全防范。檔案管理人員應嚴格遵守庫房門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。3.防潮措施采取防潮措施，如控制庫房濕度、放置干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。對于受潮的檔案，應及時進行干燥處理，避免損壞檔案內(nèi)容。4.防蟲措施定期投放防蟲藥品，檢查檔案是否有蟲害跡象，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進行防治，防止檔案被蟲蛀。5.防鼠措施封堵庫房內(nèi)的鼠洞，放置防鼠器具，如鼠夾、鼠藥等，防止老鼠咬壞檔案。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱科技局檔案的，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱。（二）查閱申請1.本局工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，須提前向科技局提交查閱申請函，說明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等情況，并加蓋單位公章。經(jīng)科技局分管領導批準后，方可辦理查閱手續(xù)。（三）查閱審批1.檔案管理人員收到查閱申請后，應進行初審，核實申請信息的完整性和合規(guī)性。2.對于本局工作人員的查閱申請，初審通過后報檔案管理部門負責人審批。3.對于外單位的查閱申請，初審通過后報科技局分管領導審批。審批通過后，檔案管理人員方可為查閱人員提供檔案查閱服務。（四）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案管理人員指定的查閱地點進行現(xiàn)場查閱，查閱過程中應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.復制查閱：對于確需復制的檔案資料，查閱人員應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（五）查閱登記1.檔案管理人員應對每一次檔案查閱進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱登記應使用專門的登記簿，登記信息應準確、完整，便于日后查詢和統(tǒng)計。（六）查閱期限1.本局工作人員查閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長查閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.外單位查閱檔案的期限按照審批意見執(zhí)行，一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。（七）歸還檔案1.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應承擔相應責任，并及時采取補救措施。四、檔案借閱（一）借閱范圍本局工作人員因工作需要，確需將檔案帶出檔案庫房的，可辦理檔案借閱手續(xù)。外單位一般不辦理檔案借閱業(yè)務，如有特殊情況需要借閱的，須經(jīng)科技局主要領導批準。（二）借閱申請1.本局工作人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預計歸還日期等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后報檔案管理部門負責人審批。2.外單位借閱檔案，須向科技局提交借閱申請函，說明借閱單位名稱、借閱目的、借閱檔案內(nèi)容及數(shù)量、預計歸還日期等情況，并加蓋單位公章。經(jīng)科技局主要領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱審批1.檔案管理人員收到借閱申請后，應進行嚴格審核，核實申請信息的真實性和必要性。2.對于本局工作人員的借閱申請，審核通過后報檔案管理部門負責人審批。3.對于外單位的借閱申請，審核通過后報科技局主要領導審批。審批通過后，檔案管理人員方可辦理檔案借閱手續(xù)。（四）借閱登記與手續(xù)1.檔案管理人員應對檔案借閱進行詳細登記，記錄借閱日期、借閱人員姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、預計歸還日期等信息，并由借閱人員簽字確認。2.借閱人員應出具本人有效身份證件，辦理借閱手續(xù)時，檔案管理人員應向借閱人員明確告知檔案借閱的相關規(guī)定和注意事項。（五）借閱期限1.本局工作人員借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.外單位借閱檔案的期限按照審批意見執(zhí)行，一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。（六）歸還檔案1.借閱人員應在規(guī)定的歸還日期前將借閱的檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，核對檔案的完整性和準確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任，并按照檔案管理部門的要求進行賠償或采取補救措施。（七）借閱檔案的保管1.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員在借閱期間應確保檔案的安全，不得將檔案帶出規(guī)定的使用范圍，不得在非安全場所存放檔案。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果準確反映檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務科室負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實利用價值。2.檔案的保存狀況是否良好，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。3.檔案的保管期限是否已滿，是否符合國家有關檔案保管期限的規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實需求等因素，綜合分析檔案的價值。（五）鑒定結(jié)果處理1.對于仍具有保存價值的檔案，應繼續(xù)保存，延長其保管期限。2.對于確無保存價值的檔案，鑒定小組應出具銷毀意見，報科技局分管領導批準后進行銷毀。（六）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理人員根據(jù)批準的銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀實施：銷毀檔案時，應在指定地點進行，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在場。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀日期、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀記錄應與銷毀清冊一并歸檔保存。六、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬。2.統(tǒng)計內(nèi)容應包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱利用情況等信息，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求