PAGE不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、登記證明等相關(guān)文件。2.不動(dòng)產(chǎn)購置合同、協(xié)議、發(fā)票等交易文件。3.不動(dòng)產(chǎn)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等建設(shè)文件。4.不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等相關(guān)技術(shù)文件。5.與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的其他文件資料（如抵押合同、租賃合同等）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)保持整潔、清晰，不得隨意涂改、損壞。（三）收集流程1.各部門在業(yè)務(wù)辦理過程中形成的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集。2.經(jīng)辦人員按照檔案收集范圍和要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，填寫檔案移交清單。3.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。4.經(jīng)辦人員將整理好的檔案資料和檔案移交清單一并移交本部門負(fù)責(zé)人審核。5.部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案資料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照不動(dòng)產(chǎn)的類別（如土地、房屋、構(gòu)筑物等）和檔案內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，對(duì)檔案資料進(jìn)行初步審核。2.審核無誤后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。3.整理過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確或不符合要求的，及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。4.整理完成后，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列，放入指定的檔案柜中。3.檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，便于查找和管理。（二）歸檔流程1.檔案管理部門將整理好的檔案資料按照歸檔要求進(jìn)行排列、編號(hào)。2.將編號(hào)后的檔案資料裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將檔案盒放入檔案柜中，并在檔案柜的目錄索引上注明檔案的存放位置。4.建立檔案電子目錄，將檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息錄入電子系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)直立存放，避免檔案折疊、彎曲。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）保管期限1.不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、登記證明等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括不動(dòng)產(chǎn)購置合同、協(xié)議、發(fā)票等交易文件，保管期限為30年。4.短期保管的檔案包括不動(dòng)產(chǎn)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等建設(shè)文件，保管期限為10年。（四）檔案銷毀1.檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核檔案銷毀清單后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。6.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)，并遵守檔案查閱場(chǎng)所的相關(guān)規(guī)定。5.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核查閱申請(qǐng)表，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)后，進(jìn)入檔案查閱場(chǎng)所查閱檔案。4.查閱人員查閱完畢后，將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。5.檔案管理人員在檔案查閱登記本上記錄檔案歸還情況。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行借閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，并在檔案借閱登記本上簽字確認(rèn)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。6.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核借閱申請(qǐng)表，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱人員出具有效身份證件，在檔案借閱登記本上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取借閱的檔案資料。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。5.檔案管理人員在檔案借閱登記本上記錄檔案歸還情況。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不被泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案存儲(chǔ)：將數(shù)字化掃描后的電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、檢索、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。4.信息安全保障：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密備份策略，確保檔案信息安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化掃描：按照檔案整理的要求，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，然后進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整的PDF格式。2.電子檔案存儲(chǔ)：將數(shù)字化掃描后的電子檔案按照檔案編號(hào)和類別進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰、規(guī)范。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于查詢和檢索。3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，選擇或開發(fā)適合的檔案管理系