PAGE財務室會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務室會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務室會計檔案的管理，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司財務室負責會計檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止會計檔案的丟失、損壞和泄露。3.有效利用原則：充分發(fā)揮會計檔案的作用，為公司的財務管理和決策提供支持。二、會計檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務會計報告類：包括月度、季度、年度財務會計報告，以及會計報表附注、財務情況說明書等。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號1.會計憑證：按照年度和月份順序編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等按照科目順序編號，固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號。3.財務會計報告：按照年度編號，如“20XX年度第X號”。4.其他會計資料：按照類別和時間順序編號。三、會計檔案的收集與整理（一）收集1.財務人員應及時將各類會計資料整理歸檔，確保會計檔案的完整性。2.對于外部取得的會計資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應在收到后及時進行核對和整理。（二）整理1.會計憑證的整理：將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，按照編號順序排列，加上封面和封底，裝訂成冊。2.會計賬簿的整理：按照賬簿的種類和編號順序排列，檢查賬頁是否齊全、連續(xù)，如有缺頁、跳行應及時補充或更正。3.財務會計報告的整理：按照報告的種類和年度順序排列，加上封面和目錄，裝訂成冊。4.其他會計資料的整理：按照資料的類別和時間順序排列，分別裝訂成冊或裝盒存放。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務會計報告：月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好。2.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.建立健全會計檔案保管制度，明確保管人員的職責。2.定期對會計檔案進行檢查和核對，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)財務負責人批準后，方可查閱。2.查閱時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將會計檔案帶出保管地點。3.查閱人員應愛護會計檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。（二）借閱程序1.外單位人員查閱或借閱會計檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司財務負責人批準后，方可查閱或借閱。2.借閱時，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)財務負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.根據(jù)借閱期限，及時催還借閱的會計檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人員的責任。六、會計檔案的移交（一）移交范圍1.財務人員因工作調(diào)動、離職等原因，需要移交會計檔案。2.公司合并、分立、撤銷等情況下，需要移交會計檔案。（二）移交程序1.移交人員應編制會計檔案移交清冊，詳細列出移交的會計檔案名稱、編號、數(shù)量、起止時間等。2.交接雙方應按照移交清冊進行當面核對，確認無誤后，在移交清冊上簽字蓋章。3.移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。七、會計檔案的數(shù)據(jù)備份與存儲（一）備份要求1.定期對會計檔案進行數(shù)據(jù)備份，備份頻率至少為每月一次。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存儲在不同的地點。3.對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）存儲管理1.建立會計檔案數(shù)據(jù)存儲管理制度，明確存儲管理人員的職責。2.存儲介質(zhì)應標明存儲內(nèi)容、存儲時間等信息，便于查找和管理。3.對存儲介質(zhì)進行定期盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且已無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.因保管不善等原因造成會計檔案損壞、丟失的，經(jīng)批準后可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務室提出會計檔案銷毀申請，填寫《會計檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止時間、銷毀原因等。2.經(jīng)公司財務負責人審核，報公司負責人批準后，方可進行銷毀。3.銷毀時，應由財務室、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字蓋章。4.銷毀清冊應永久保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務室應定期對會計檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計部門應定期對會計檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）外部檢查