PAGE大學畢業(yè)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范大學畢業(yè)生檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障畢業(yè)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收和管理的大學畢業(yè)生檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映畢業(yè)生的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎懲情況等信息。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護畢業(yè)生檔案信息的安全，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保管理流程規(guī)范。二、檔案接收（一）接收渠道1.畢業(yè)生本人自帶檔案：畢業(yè)生按照學校要求，在規(guī)定時間內(nèi)將密封完好的檔案交至本公司/組織。2.學校機要郵寄：學校通過機要交通將畢業(yè)生檔案寄送至本公司/組織指定的接收地址。（二）接收要求1.檔案必須為密封狀態(tài)，且封口處加蓋學校騎縫章。2.核對檔案袋上的個人信息與畢業(yè)生提供的信息是否一致，包括姓名、性別、出生日期、畢業(yè)院校、專業(yè)、學歷等。3.檢查檔案袋外觀是否有破損、潮濕等情況，如有異常，應(yīng)及時與學校溝通處理。（三）接收流程1.設(shè)立專門的檔案接收崗位，負責接收畢業(yè)生檔案。2.接收人員對檔案進行初步檢查和核對后，填寫《大學畢業(yè)生檔案接收登記表》，詳細記錄檔案的接收時間、來源、個人信息等內(nèi)容。3.將檔案按照類別和個人信息進行整理，暫時存放于專門的檔案保管區(qū)域。三、檔案內(nèi)容（一）學籍檔案1.畢業(yè)生登記表：記錄畢業(yè)生的基本信息、學習經(jīng)歷、成績等。2.成績單：包括各學期的課程成績、學分等。3.學位證書、畢業(yè)證書復印件：證明畢業(yè)生的學歷和學位。4.學籍變動材料：如轉(zhuǎn)學、休學、復學等相關(guān)材料。5.畢業(yè)生就業(yè)報到證：記錄畢業(yè)生的就業(yè)去向。（二）黨團組織關(guān)系材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料。2.入團申請書、團員證等團員材料。（三）獎懲材料1.各類獎學金、榮譽稱號的證書及審批表。2.違紀處分決定書及相關(guān)材料。（四）其他材料1.實習鑒定、畢業(yè)設(shè)計（論文）成績評定等實習實踐材料。2.體檢表：記錄畢業(yè)生的身體健康狀況。3.其他與畢業(yè)生個人相關(guān)的重要材料。四、檔案整理（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類整理。2.保持檔案材料的原有順序，不得隨意打亂或更換。3.對破損、褪色的材料進行修復或復制，確保檔案的完整性。（二）整理方法1.拆除檔案材料上的金屬物（如訂書釘、回形針等）。2.對紙張大小不一致的材料進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.按照學籍檔案、黨團組織關(guān)系材料、獎懲材料、其他材料等類別，分別裝訂成冊或裝入檔案盒，并在盒脊或封面標注檔案類別和起止時間。4.為每份檔案材料編寫頁碼，以便于查找和管理。（三）整理流程1.接收檔案后，由專人負責對檔案進行初步整理，去除不符合要求的材料。2.按照整理原則和方法，對檔案進行詳細分類和裝訂。3.建立檔案目錄，記錄每份檔案材料的名稱、頁碼、日期等信息，方便查閱。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等安全設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別和保管期限進行排列。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時處理。3.保持庫房內(nèi)的溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，確需進入的，應(yīng)進行登記并由專人陪同。（三）保管期限規(guī)定1.永久保管類：涉及畢業(yè)生重大歷史事件、重要榮譽、違法違紀等具有長期保存價值的檔案材料。2.定期保管類：一般為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可進行銷毀或繼續(xù)保管。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.畢業(yè)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前提交查閱申請，經(jīng)檔案管理部門同意后，在指定地點查閱。2.因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫《大學畢業(yè)生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人提交查閱申請，經(jīng)審批通過后，檔案管理部門安排專人負責提供檔案。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過程中，查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如有需要摘錄或復制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進行。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對每次查閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，查閱記錄應(yīng)保存[X]年。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.畢業(yè)生就業(yè)單位變動，需將檔案轉(zhuǎn)至新的接收單位。2.畢業(yè)生升學，檔案需轉(zhuǎn)至錄取學校。3.其他符合規(guī)定的轉(zhuǎn)遞情況。（二）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞必須通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)確保檔案密封完好，并在封口處加蓋騎縫章。3.填寫《大學畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞日期、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。（三）轉(zhuǎn)遞流程1.畢業(yè)生或接收單位提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，經(jīng)審核同意后，檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案管理人員按照轉(zhuǎn)遞要求，將檔案整理包裝好，并附上《大學畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。3.通過機要交通或安排專人將檔案送交到接收單位，并要求接收單位在《大學畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，回執(zhí)返回后存入畢業(yè)生檔案。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.設(shè)立檔案保密崗位，明確保密職責，簽訂保密協(xié)議。3.對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.制定檔案安全應(yīng)急預案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案安全。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立大學畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息錄入：將檔案中的各項信息準確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保信息的完整性和準確性。3.檢索查詢：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢，方便用戶使用。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理流程1.制定檔案信息化管理方案，明確信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和步驟。2.選擇合適的檔案信息化管理軟件，進行系統(tǒng)安裝和調(diào)試。3.組織檔案管理人員進行信息化管理培訓，使其熟悉系統(tǒng)操作流程。4.按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并錄入系統(tǒng)。5.建立信息化管理系統(tǒng)的日常維護和管理制度，確保系統(tǒng)正常運行。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，填寫《大學畢業(yè)生檔案銷毀審批表》。（二）銷毀流程1.《大學畢業(yè)生檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒