PAGE國土局機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為國土管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映國土管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理國土管理工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立國土局機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為國土管理工作、社會公眾和司法機(jī)關(guān)等提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（三）各科室及直屬事業(yè)單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的日常工作，接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國土規(guī)劃、土地利用、耕地保護(hù)、地籍管理、測繪管理、地質(zhì)礦產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料。2.局機(jī)關(guān)召開的各類會議、舉辦的各類活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。3.局機(jī)關(guān)制發(fā)的各類公文，包括請示、報告、批復(fù)、通知、函等。4.人事管理工作中形成的文件材料，如干部任免、考核、培訓(xùn)、獎懲等材料。5.財(cái)務(wù)管理工作中形成的文件材料，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報表、審計(jì)報告等。6.固定資產(chǎn)管理工作中形成的文件材料，如購置、登記、清查、處置等文件。7.信訪、投訴、舉報等工作中形成的文件材料。8.與國土管理工作相關(guān)的上級文件、下級匯報材料、外單位來函等。9.其他具有保存價值的文件材料，如照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）收集要求1.各科室、直屬事業(yè)單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為綜合管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、固定資產(chǎn)管理類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別流水號的形式，如“2023ZH001”表示2023年綜合管理類第1份檔案。3.排列按照編號順序?qū)n案進(jìn)行排列，同一類檔案按照時間先后順序排列。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、密級變更等情況。（三）電子檔案保管1.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合國土局的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本局提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋單位公章。經(jīng)局辦公室審核，報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。3.檔案管理部門應(yīng)積極提供檔案利用服務(wù)，對查閱利用情況進(jìn)行登記，定期統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報表，報送局辦公室和上級檔案管理部門。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析研究，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，采取措施加以改進(jìn)。（二）移交工作1.國土局機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限向同級國家綜合檔案館移交。2.在檔案移交前，應(yīng)進(jìn)行全面整理和編目，確保檔案的