PAGE合療檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)合療檔案管理，確保合療檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合療檔案在醫(yī)療保障工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與合療業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理工作，包括但不限于合療參保人員信息檔案、醫(yī)療費(fèi)用報銷檔案、合療政策文件檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合療檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：合療檔案應(yīng)如實反映合療業(yè)務(wù)的實際情況，保證檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合療檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)參保人員的隱私和權(quán)益。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善合療檔案管理制度及流程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)合療檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立合療檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.對合療檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報送檔案管理工作情況。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合療檔案的收集、整理和保管工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合療業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好合療檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的合療檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)合療檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等。3.做好合療檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全無損。4.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為檔案利用提供準(zhǔn)確的信息支持。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案的查詢、借閱等手續(xù)，做好檔案利用記錄。三、合療檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合療參保人員的基本信息檔案，包括身份證、戶口本、照片等相關(guān)資料。2.醫(yī)療費(fèi)用報銷檔案，包括住院病歷、費(fèi)用清單、報銷憑證等。3.合療政策文件檔案，包括國家和地方出臺的合療政策法規(guī)、通知、辦法等。4.合療業(yè)務(wù)辦理過程中形成的其他檔案資料，如參保登記申請表、變更申請表、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院審批表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在合療業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照合療檔案的類別，將檔案分為參保人員信息檔案、醫(yī)療費(fèi)用報銷檔案、合療政策文件檔案等大類，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每一份合療檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制合療檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、合療檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.合療參保人員信息檔案應(yīng)在參保登記完成后及時歸檔。2.醫(yī)療費(fèi)用報銷檔案應(yīng)在報銷業(yè)務(wù)辦理完畢后，按照規(guī)定的時間周期進(jìn)行歸檔，一般每月或每季度歸檔一次。3.合療政策文件檔案應(yīng)在收到文件后及時歸檔。（二）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)將整理好的合療檔案按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存。（三）保管期限1.合療參保人員信息檔案的保管期限為長期，自參保人員終止合療關(guān)系后不少于10年。2.醫(yī)療費(fèi)用報銷檔案的保管期限為15年。3.合療政策文件檔案的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至30年不等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和可用。五、合療檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱合療檔案。2.合療參保人員本人或其授權(quán)代理人查閱本人的合療檔案信息。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱合療檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱合療檔案，應(yīng)填寫《合療檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.合療參保人員本人或其授權(quán)代理人查閱本人的合療檔案信息，應(yīng)持有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱合療檔案，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書和介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.對于涉及參保人員隱私的檔案信息，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失合療檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。六、合療檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對合療檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，對擬銷毀的檔案進(jìn)行集體審議。（二）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容：檢查檔案是否反映了合療業(yè)務(wù)的真實情況，并對其歷史價值和現(xiàn)實意義進(jìn)行評估。2.核對檔案的保管期限：根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，核對檔案是否已達(dá)到保管期限。3.評估檔案的利用價值：了解檔案的利用情況，評估其是否還有繼續(xù)保存的必要。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見，填寫《合療檔案銷毀申請表》。2.《合療檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案管理部門按照審批意見，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信