PAGE資助中心檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強資助中心檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于資助中心檔案室的檔案管理工作，包括各類資助項目檔案、文件資料、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應真實反映資助工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時形成和準確歸檔。3.配合檔案室做好檔案的清查、核對和利用工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。4.積極開展檔案信息化工作，及時錄入和更新檔案信息。5.定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.資助項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、預算書等。2.項目評審材料，如評審意見、專家名單等。3.項目實施過程中的各類文件，如項目進展報告、資金使用情況報告、驗收報告等。4.與資助工作相關的政策文件、法規(guī)標準、會議紀要等。5.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應及時將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為項目檔案、綜合檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案移交檔案室歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門對檔案進行初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案室。2.檔案室對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性和準確性，無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案室按照分類編號的要求，將檔案進行上架存放。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：反映資助中心主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。（四）保管要求1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本單位領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱檔案，須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：工作人員可直接到檔案室查閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天。3.復制：如需復制檔案，須經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時，應遵守檔案室的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱和借閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.歸還檔案時，應認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案室應及時將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、業(yè)務骨干等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進行綜合分析，確定檔案的價值。2.參考國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合本單位的實際情況進行鑒定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報本單位領導批準。3.銷毀：按照批準的銷毀清