PAGE醫(yī)院牙科檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院牙科檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于醫(yī)療、教學(xué)、科研及管理工作的開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院牙科科室的所有檔案管理工作，包括患者病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、科研項(xiàng)目檔案、人員檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院牙科檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)療活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善醫(yī)院牙科檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案信息的丟失和泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，建立檔案檢索目錄，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.做好檔案的保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，防止檔案信息的泄露。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.患者病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷、口腔檢查報(bào)告、診斷證明、治療記錄、手術(shù)記錄、病理報(bào)告等。2.醫(yī)療設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、說明書、操作手冊、維修記錄、保養(yǎng)記錄、報(bào)廢記錄等。3.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定材料、論文發(fā)表等。4.人員檔案：包括員工個(gè)人簡歷、學(xué)歷證書、職稱證書、執(zhí)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他檔案：包括科室工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為患者病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、科研項(xiàng)目檔案、人員檔案、其他檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案形成部門在檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.將檔案移交清單和檔案一并提交給檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對和簽收。3.檔案管理部門按照檔案分類體系，將檔案進(jìn)行歸檔存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.患者病歷檔案：按照國家有關(guān)規(guī)定，門診病歷保存期限不少于15年，住院病歷保存期限不少于30年。2.醫(yī)療設(shè)備檔案：自設(shè)備購置之日起保存至設(shè)備報(bào)廢后5年。3.科研項(xiàng)目檔案：自項(xiàng)目結(jié)束之日起保存至該項(xiàng)目成果有效期滿后5年。4.人員檔案：員工在職期間的檔案應(yīng)長期保存，離職后檔案保存期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定合理的保管期限，一般不少于5年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照分類體系進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施加以處理。4.對于電子檔案，應(yīng)采取安全可靠的存儲方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作需要查閱患者病歷檔案的，應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)患者本人或其家屬同意后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫查閱申請表，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于與查閱目的相關(guān)的部分，嚴(yán)禁查閱與查閱目的無關(guān)的檔案信息。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員將檔案歸還原處。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為醫(yī)院內(nèi)部人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，支持醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的開展。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可以對檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，但應(yīng)確保復(fù)印件和摘錄件與原件內(nèi)容一致，并注明出處。3.對于涉及患者隱私和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)價(jià)值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則，確定檔案的存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、數(shù)量、存毀意見等信息。4.將檔案鑒定報(bào)告提交給醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷毀工作。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照檔案鑒定報(bào)告，對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用次數(shù)等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為醫(yī)院決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.醫(yī)院因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，