PAGE機關單位項目檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強機關單位項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位承擔的各類項目檔案的管理，包括項目的前期調研、立項、實施、驗收等全過程形成的文件材料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：對項目檔案形成的全過程進行跟蹤管理，確保檔案的真實、準確。3.規(guī)范整理原則：按照國家和行業(yè)標準對項目檔案進行規(guī)范整理，便于保管和利用。4.安全保密原則：確保項目檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、項目檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本單位項目檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。3.負責接收、整理、保管和提供利用項目檔案。4.組織開展項目檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目文件材料的形成、積累和整理工作。2.對項目文件材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責。3.按照檔案管理部門的要求，及時移交項目檔案。（三）文件材料形成部門職責1.負責本部門項目文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.確保本部門形成的項目文件材料真實、準確、完整。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、移交等工作。三、項目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件材料，包括項目申報書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.項目實施過程中形成的文件材料，如項目合同、協(xié)議、會議紀要、技術文件、質量檢驗報告等。3.項目驗收文件材料，包括驗收申請、驗收報告、驗收意見等。4.其他與項目有關的文件材料。（二）收集要求1.項目文件材料應隨項目進度同步收集，確保文件材料的及時、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、簽署齊全、格式規(guī)范。3.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照項目的性質、階段等進行分類，如分為前期文件、實施文件、驗收文件等。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則進行組卷，如按照時間順序、問題等。3.排列：卷內文件材料按照一定的順序排列，如重要性、時間等。4.編號：對卷內文件材料進行編號，編制卷內目錄。四、項目檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目文件材料整理完畢后，應及時向檔案管理部門歸檔。2.歸檔時應提交歸檔清單，注明文件材料的名稱、數量、日期等。3.檔案管理部門應對歸檔的項目檔案進行審核，確保檔案的質量。（二）保管期限1.項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括項目的重要決策文件、合同協(xié)議、驗收報告等。3.長期保管的檔案主要包括項目的一般性文件材料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括項目的臨時性文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.項目檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。2.紙質檔案應存放在專用的檔案庫房，確保檔案的安全。3.電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行檢查和維護。五、項目檔案的利用與保密（一）利用原則1.項目檔案的利用應遵循方便利用、服務大局的原則。2.檔案管理部門應建立健全項目檔案利用制度，規(guī)范利用流程。（二）利用方式1.查閱項目檔案應填寫查閱申請表，經批準后在指定地點查閱。2.復制項目檔案應經檔案管理部門同意，并注明用途。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的項目檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（三）保密措施1.加強對項目檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.制定保密制度，明確保密責任，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。3.對項目檔案的查閱、復制等進行嚴格登記，確保檔案信息的安全。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.項目檔案的鑒定應遵循全面審查、慎重決定的原則。2.根據項目檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行鑒定。（二）鑒定組織1.成立項目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目負責人等組成。2.鑒定小組負責對項目檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.對已過保管期限且無利用價值的項目檔案，經鑒定小組鑒定后，編制銷毀清單。2.銷毀清單經單位領導批準后，由檔案管理部門組織銷毀。3.銷毀項目檔案應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.檔案管理部門負責對項目檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對項目檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況進行檢查。（二）檢查內容1.項目檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.項目文件材料的收集、整理、歸檔情況。3.項目檔案的保管、利用情況。4.項目檔案鑒定、銷毀情況。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時提出