PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度中小學(xué)中小學(xué)財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)中小學(xué)財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中小學(xué)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門及所屬單位在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)檔案由學(xué)校財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范有序原則：財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，便于查閱和利用。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表等各類反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，應(yīng)注明日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記的賬簿，反映學(xué)校財(cái)務(wù)狀況的總括情況。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬等，用于對(duì)特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)核算。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映學(xué)校月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注，全面反映學(xué)校年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。3.其他財(cái)務(wù)報(bào)告：如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等，根據(jù)學(xué)校管理需要編制的各類財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）財(cái)務(wù)預(yù)算資料1.年度預(yù)算編制方案：包括預(yù)算編制的依據(jù)、原則、方法、內(nèi)容等，以及經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后的年度預(yù)算報(bào)表。2.預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告：定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行結(jié)果，找出差異原因，提出改進(jìn)措施。（五）財(cái)務(wù)審批文件1.學(xué)校財(cái)務(wù)審批制度文件，明確財(cái)務(wù)審批的流程、權(quán)限和責(zé)任。2.各類費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單等，記錄學(xué)校各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出的審批過(guò)程。（六）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等，反映學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)的審計(jì)情況。2.稅務(wù)資料：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、完稅證明等。3.財(cái)務(wù)合同協(xié)議：如借款合同、采購(gòu)合同、租賃合同等，涉及學(xué)校財(cái)務(wù)收支的各類合同協(xié)議。4.財(cái)務(wù)工作交接清單：記錄財(cái)務(wù)人員工作交接的詳細(xì)情況，包括交接日期、交接人員、交接內(nèi)容等。三、財(cái)務(wù)檔案的整理（一）分類整理財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案資料集中存放。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)每一份財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的方式，如【2023】會(huì)證001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證第1號(hào)。（三）裝訂成冊(cè)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序定期裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)2厘米。裝訂時(shí)應(yīng)在左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等內(nèi)容。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等其他財(cái)務(wù)檔案資料也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或整理成冊(cè)。（四）編制目錄索引在每?jī)?cè)檔案資料的首頁(yè)編制目錄索引，詳細(xì)列出該冊(cè)檔案所包含的資料名稱、編號(hào)、日期等信息，方便查閱。同時(shí)，應(yīng)建立電子目錄索引，以便在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中快速檢索。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，可直接到財(cái)務(wù)檔案室查閱。2.本校其他部門人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位人員因工作需要查閱本校財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序查閱人員應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室指定的地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等信息。（三）借閱權(quán)限嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的借閱范圍，原則上不對(duì)外借閱。本校財(cái)務(wù)人員因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借財(cái)務(wù)檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案資料的完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱日期、借閱人員、歸還日期等信息。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀財(cái)務(wù)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的財(cái)務(wù)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)