PAGE老干局檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)老干局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合老干局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老干局各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老干局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映老干局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱等利用服務(wù)水平。二、檔案管理職責(zé)（一）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.老干局領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入單位整體工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等條件。2.定期聽取檔案工作匯報(bào)，研究解決檔案工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)，做好檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱等手續(xù)，為老干局各項(xiàng)工作和離退休干部提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、完整歸檔。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與老干局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.老干局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.離退休干部工作中形成的各類檔案材料，包括個(gè)人基本信息、離退休審批表、健康檔案、活動(dòng)記錄等。4.老干局組織開展各類活動(dòng)的文件、方案、照片、視頻等資料。5.其他與老干局工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。4.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）收集時(shí)間1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行收集。2.本單位形成的文件材料應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。3.離退休干部檔案材料應(yīng)在離退休干部辦理相關(guān)手續(xù)后完成收集完成后及時(shí)收集。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.離退休干部檔案：按照個(gè)人進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案全宗。3.照片檔案：按照年度內(nèi)容保管期限分類。4.電子檔案：按照相應(yīng)的實(shí)體檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（二）整理方法1.文書檔案整理：區(qū)分年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。劃分保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。按機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)老干局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。裝訂：去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊牢固。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在盒脊上填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。2.離退休干部檔案整理：收集個(gè)人檔案材料：包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免、出國(guó)（境）材料、健康檢查和處理工傷事故材料、任免呈報(bào)表、退休審批表等。分類排序：按照檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類排序，一般先排履歷材料，后排自傳材料等。編目：編制個(gè)人檔案目錄，包括序號(hào)、材料名稱、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。裝訂：對(duì)需要裝訂的檔案材料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。裝盒：將整理好的個(gè)人檔案裝入專用檔案盒，在盒面填寫姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、檔案號(hào)等信息。3.照片檔案整理：分類：按照照片的內(nèi)容分為工作照片、活動(dòng)照片、人物照片等類別。編號(hào)：對(duì)每張照片進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。說明：編寫照片說明，包括照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等信息。整理：將照片按照編號(hào)順序排列，裝入照片檔案冊(cè)，并在冊(cè)內(nèi)相應(yīng)位置填寫照片說明等信息。4.電子檔案整理：數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。分類存儲(chǔ)：按照實(shí)體檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將電子檔案存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾或數(shù)據(jù)庫(kù)中。命名規(guī)范：電子文件命名應(yīng)遵循清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范的原則，便于查找和管理。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，確保檔案分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備消防器材。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。3.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量較好的無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一。（三）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。永久保管的檔案：反映老干局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)老干局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)老干局工作有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)老干局工作有查考利用價(jià)值的檔案。2.離退休干部檔案保管期限為永久。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、檔案利用（一）利用范圍1.老干局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.離退休干部本人或其直系親屬查閱本人檔案。3.其他經(jīng)老干局批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.老干局內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.離退休干部本人查閱檔案，應(yīng)持有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.離退休干部直系親屬查閱檔案，應(yīng)持離退休干部本人簽字的委托書、有效身份證件和親屬關(guān)系證明到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信、查閱人有效身份證件，經(jīng)老干局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、拆卷、抽取、污損檔案。3.復(fù)制：查閱人如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合老干局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、保管期限、利用情況等因素，確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保