PAGE離退休檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司離退休人員檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體離退休人員檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司離退休人員檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映離退休人員的工作經(jīng)歷、政治面貌、獎懲情況等信息，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案查閱、借閱制度，為公司內(nèi)部有關部門和人員提供方便快捷的檔案利用服務。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善離退休檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負責離退休人員檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.負責檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。5.定期對檔案管理工作進行檢查、評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責離退休人員檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全無損。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記檔案查閱、借閱情況。5.積極參與檔案信息化建設，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護等工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.離退休人員辦理離退休手續(xù)時，所在部門應及時將其個人檔案移交人力資源部門。2.人力資源部門在接收檔案時，應認真核對檔案材料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案材料，應及時與移交部門溝通，要求補充完善。3.檔案管理人員應定期收集離退休人員的新增檔案材料，如榮譽證書、健康體檢報告等，并及時歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.檔案分類應遵循便于管理和利用的原則，一般可分為履歷類、自傳類、鑒定考核類、學歷學位類、政審類、黨團類、獎勵類、處分類、工資福利類、任免類、出國（境）類、健康類、其他類等。3.檔案材料應按照類別順序排列，同一類別的檔案材料應按照時間順序排列。4.檔案管理人員應在每份檔案材料的右上角加蓋檔案材料章，并注明材料形成時間、來源等信息。5.檔案整理完畢后，應編制檔案目錄，目錄應包括檔案類別、檔案材料名稱、日期、頁碼等信息，并裝訂成冊。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案管理人員應按照檔案整理的結(jié)果，將檔案材料及時歸檔，存入專門的檔案庫房。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。3.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。（二）檔案保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家有關規(guī)定。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。4.檔案管理人員應定期對檔案進行盤點，確保檔案數(shù)量與檔案目錄一致。5.對保管期限已滿的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由人力資源部門牽頭，組織相關部門和人員進行，對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理人員負責銷毀，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部有關部門和人員因工作需要查閱離退休人員檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門應根據(jù)檔案查閱申請表的內(nèi)容，確定是否同意查閱，并指定檔案管理人員提供查閱服務。3.檔案查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注等。4.檔案查閱完畢后，檔案管理人員應及時將檔案歸還原位，并在檔案查閱申請表上注明查閱情況。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱離退休人員檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門應根據(jù)檔案借閱申請表的內(nèi)容，確定是否同意借閱，并指定檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱人員應持檔案借閱申請表到檔案管理人員處領取檔案，并在檔案借閱登記簿上簽字。檔案借閱人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告人力資源部門，并追究借閱人員的責任。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標逐步建立公司離退休人員檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）檔案信息錄入1.檔案管理人員應按照檔案整理的結(jié)果，將檔案目錄及檔案材料的相關信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案信息錄入應準確、完整，確保檔案信息與紙質(zhì)檔案一致。3.檔案信息錄入完畢后，應進行認真核對和校驗，確保錄入信息的準確性。（三）檔案信息維護1.檔案管理人員應定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息進行維護，及時更新檔案材料的相關信息。2.對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案信息管理系統(tǒng)應設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全保密。（四）檔案信息利用1.公司內(nèi)部有關部門和人員可通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱離退休人員檔案信息，提高檔案利用的效率。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備統(tǒng)計分析功能，能夠?qū)n案信息進行分類統(tǒng)計和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應定期對離退休人員檔案進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案保管期限等。2.檔案統(tǒng)計應準確、及時，統(tǒng)計結(jié)果應上報人力資源部門。3.人力資源部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的問題，及時采取措施加以改進。（二）檔案移交1.公司因機構調(diào)整、重組等原因，需要將離退休人員檔案移交其他單位時，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時