PAGE節(jié)能j減排檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司節(jié)能與減排工作的規(guī)范化管理，有效收集、整理、保管和利用節(jié)能與減排檔案，提高公司能源利用效率，減少污染物排放，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及節(jié)能與減排工作的部門、項(xiàng)目及相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案管理。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善節(jié)能與減排檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，集中保管公司節(jié)能與減排檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門節(jié)能與減排工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中節(jié)能與減排檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。二、檔案收集（一）收集范圍1.節(jié)能規(guī)劃與計(jì)劃公司年度節(jié)能計(jì)劃、中長(zhǎng)期節(jié)能規(guī)劃、節(jié)能項(xiàng)目實(shí)施方案等。2.能源消耗數(shù)據(jù)各部門、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的能源消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬，包括電力、煤炭、天然氣、燃油等能源的消耗情況。3.節(jié)能技術(shù)與措施節(jié)能技術(shù)研發(fā)資料、節(jié)能設(shè)備選型與采購(gòu)文件、節(jié)能改造方案及實(shí)施記錄、節(jié)能新技術(shù)應(yīng)用案例等。4.減排相關(guān)資料環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、污染物排放監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、減排項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、減排措施實(shí)施記錄等。5.能源管理文件能源管理制度、能源管理崗位責(zé)任制、能源計(jì)量器具管理文件等。6.相關(guān)合同協(xié)議節(jié)能服務(wù)合同、能源采購(gòu)合同、環(huán)保設(shè)施運(yùn)營(yíng)合同等。7.培訓(xùn)與宣傳資料節(jié)能與減排培訓(xùn)教材、宣傳活動(dòng)資料、員工節(jié)能與減排培訓(xùn)記錄等。8.檢查與考核資料節(jié)能與減排工作檢查記錄、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實(shí)的原則，涵蓋節(jié)能與減排工作的各個(gè)方面。3.對(duì)于重要文件、合同協(xié)議等應(yīng)收集原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自修改、涂抹或丟失。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集，每月末進(jìn)行一次集中整理。2.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。3.年度結(jié)束后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度的節(jié)能與減排檔案整理完畢并移交。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.節(jié)能規(guī)劃類按規(guī)劃的時(shí)間范圍、級(jí)別等進(jìn)行分類。2.能源消耗類按能源種類、部門、時(shí)間段等分類。3.節(jié)能技術(shù)類按技術(shù)類型、應(yīng)用項(xiàng)目等分類。4.減排類按污染物種類、減排項(xiàng)目等分類。5.能源管理類按制度、崗位責(zé)任制等類別分類。6.合同協(xié)議類按合同類型、簽訂時(shí)間等分類。7.培訓(xùn)宣傳類按培訓(xùn)內(nèi)容、宣傳活動(dòng)主題等分類。8.檢查考核類按檢查時(shí)間、考核項(xiàng)目等分類。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式如下：[年份][類別代碼][流水號(hào)]其中，年份為檔案形成年份，類別代碼根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)確定，流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)。（三）整理要求1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的電子目錄，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，上架存放。（二）歸檔期限1.日常工作中形成的檔案應(yīng)在整理完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.年度檔案應(yīng)在次年[X]月[X]日前歸檔完畢。（三）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱節(jié)能與減排檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完整、無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱節(jié)能與減排檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、調(diào)整存儲(chǔ)環(huán)境等，并做好記錄。（三）保管期限節(jié)能與減排檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管的檔案包括公司節(jié)能與減排規(guī)劃、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，包括能源消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般項(xiàng)目檔案等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性文件、培訓(xùn)宣傳資料等。保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)仍有一定價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案