PAGE單位人員工作檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位人員工作檔案的管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在人員管理、考核、晉升等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體在職人員的工作檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集與人員工作相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案內(nèi)容，防止信息泄露，確保檔案信息安全。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)人員工作變動(dòng)和發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址。3.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間。4.入職時(shí)間、崗位、職務(wù)。（二）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、部門、崗位及任職時(shí)間。2.工作職責(zé)、工作成果、業(yè)績表現(xiàn)等詳細(xì)描述。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.參加的各類內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程、學(xué)術(shù)講座等。2.培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。3.學(xué)歷教育、在職進(jìn)修、職業(yè)資格考試等學(xué)習(xí)經(jīng)歷及取得的證書。（四）考核與評價(jià)1.年度考核、季度考核、專項(xiàng)考核等結(jié)果。2.上級評價(jià)、同事評價(jià)、自我評價(jià)等相關(guān)評價(jià)材料。3.考核評語、考核等級及相關(guān)獎(jiǎng)懲情況。（五）獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰1.在工作中獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括榮譽(yù)稱號(hào)、表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。2.因違反單位規(guī)章制度、工作失誤等受到的懲罰，如警告、記過、降職、辭退等處分決定。（六）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。2.與職業(yè)發(fā)展相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃、晉升計(jì)劃等。（七）其他重要資料1.工作中的重要成果，如項(xiàng)目報(bào)告、研究論文、專利證書等。2.參加的重要會(huì)議、活動(dòng)記錄及相關(guān)證明材料。3.其他與工作相關(guān)的重要資料，如工作照片、視頻等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)為其建立工作檔案。2.檔案建立時(shí)，應(yīng)確保個(gè)人基本信息準(zhǔn)確無誤，并收集相關(guān)證明材料。（二）資料收集1.各部門負(fù)責(zé)定期收集本部門人員的工作相關(guān)資料，并及時(shí)移交人力資源部門。2.資料收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則。對于重要資料，應(yīng)要求提供原件或復(fù)印件，并加蓋單位公章。3.人力資源部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或有誤，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，同一類別的資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.每份資料應(yīng)注明日期、來源、標(biāo)題等信息，并進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)保持唯一性，便于查詢和管理。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并裝訂成冊。對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立索引目錄以便檢索。（二）歸檔流程1.人力資源部門負(fù)責(zé)對整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案資料放入專用的檔案盒或檔案柜中，并按照檔案類別和編號(hào)順序排列。3.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、日期等信息，以便快速查找和核對檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以查閱本人或相關(guān)人員的檔案。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人、單位領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱檔案時(shí)，可直接查閱相關(guān)檔案資料。3.涉及單位機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案范圍等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人員的工作需要進(jìn)行審核，并簽署意見。3.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請表到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。人力資源部門工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以借閱相關(guān)檔案。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案范圍、借閱期限等信息。2.將申請表依次提交所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，借閱人員持申請表到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。3.人力資源部門工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門申請，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.人力資源部門應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員未按時(shí)歸還或檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保管與保密（一）保管責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)單位人員工作檔案的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理。2.檔案保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案不受損壞。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對于過期或無用的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案的查閱和借閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱和借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對查閱場所進(jìn)行限制、對查閱人員進(jìn)行監(jiān)督等。4.對于涉及單位機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，并嚴(yán)格控制查閱和借閱權(quán)限。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。一般每年進(jìn)行一次全面更新，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)更新。2.更新內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷變動(dòng)、考核評價(jià)結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰情況等。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門人員的工作變動(dòng)情況、取得的重要成果等信息反饋給人力資源部門，以便及時(shí)更新檔案。2.人力資源部門應(yīng)根據(jù)人員的職業(yè)發(fā)展情況，及時(shí)調(diào)整檔案中的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等相關(guān)內(nèi)容。（三）信息變更1.人員個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，并填寫《檔案信息變更申請表》。2.人力資源部門審核通過后，應(yīng)及時(shí)對檔案進(jìn)行更新，并在檔案目錄清單中注明變更情況。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過保存期限，且已無保存價(jià)值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無法修復(fù)且已無利用價(jià)值的。3.檔案資料涉及的事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束，且已無保密要求的。（二）銷毀流程1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.將申請表提交單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。3.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，人力資源部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在至少兩名監(jiān)銷人