PAGE稅務(wù)系統(tǒng)檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稅務(wù)系統(tǒng)檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)各部門及全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：稅務(wù)系統(tǒng)檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映稅務(wù)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為稅務(wù)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善稅務(wù)系統(tǒng)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀稅務(wù)系統(tǒng)各類檔案。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為稅務(wù)工作提供檔案信息支持。5.指導(dǎo)和監(jiān)督稅務(wù)系統(tǒng)各部門的檔案管理工作。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室集中保管。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理、歸檔，確保檔案的質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案管理所需的相關(guān)信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)業(yè)務(wù)文件：包括稅收征管、稅務(wù)稽查、政策法規(guī)、納稅服務(wù)等方面的文件材料。2.行政管理文件：如機(jī)關(guān)公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.信息技術(shù)文件：涉及稅務(wù)信息化建設(shè)的系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的文件。4.其他文件：與稅務(wù)工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同年度、保管期限、類別進(jìn)行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照稅務(wù)業(yè)務(wù)、行政管理、信息技術(shù)等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在每類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.立卷：將同一事由、同一保管期限的文件材料組合在一起，形成案卷。3.編號(hào)：對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等適宜檔案保管的條件。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理排列，便于查找和管理。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.磁性載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開存放，并采取防磁、防潮、防塵等措施。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全檢查和監(jiān)控。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合稅務(wù)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家檔案局制定的檔案保管期限表，結(jié)合稅務(wù)工作特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄人應(yīng)簽字確認(rèn)。6.銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六：檔案利用（一）利用范圍1.稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)稅務(wù)系統(tǒng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。（四）利用監(jiān)督1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、停止借閱等處理措施。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的稅務(wù)系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為稅務(wù)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引等處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同