PAGE廣東省律師檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東省律師檔案的管理，確保律師檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《律師法》以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省律師行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在廣東省行政區(qū)域內(nèi)依法設(shè)立的律師事務(wù)所及其執(zhí)業(yè)律師的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則律師事務(wù)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)律師檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則律師檔案應(yīng)如實(shí)反映律師業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)律師檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為律師業(yè)務(wù)開展、司法機(jī)關(guān)辦案以及社會公眾查詢提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)律師事務(wù)所應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門或指定專門的檔案室，負(fù)責(zé)律師檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作。檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善律師檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.做好律師檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的有序存放。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄，及時催還借出的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索和利用效率。6.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)律師事務(wù)所和律師的合法權(quán)益。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類律師檔案分為業(yè)務(wù)檔案和文書檔案兩大類。1.業(yè)務(wù)檔案訴訟案件檔案：包括民事、刑事、行政訴訟案件的委托代理合同、授權(quán)委托書、起訴狀（答辯狀）、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書（裁定書、調(diào)解書）等。非訴訟法律事務(wù)檔案：如法律顧問合同、盡職調(diào)查報告、法律意見書、合同審查文件等。其他業(yè)務(wù)檔案：律師參與的仲裁、調(diào)解、見證等業(yè)務(wù)形成的檔案。2.文書檔案行政管理文件：律師事務(wù)所的章程、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。人事管理文件：律師事務(wù)所人員的招聘、考核、晉升、獎懲等文件。財務(wù)文件：財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)文件等。其他文書文件：與律師事務(wù)所業(yè)務(wù)活動相關(guān)的其他文件材料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。1.業(yè)務(wù)檔案編號采用年度流水號的方式，按照會計年度編制。例如，2023年的業(yè)務(wù)檔案編號從2023001開始依次編排。在編號中體現(xiàn)案件類別，如民事案件編號為M，刑事案件編號為C，行政案件編號為X，非訴訟法律事務(wù)編號為N，其他業(yè)務(wù)編號為O。具體編號格式為：年度+案件類別+流水號，如2023M001表示2023年的第一份民事案件檔案。2.文書檔案編號按照文書檔案的類別進(jìn)行分類編號。例如，行政管理文件編號為A，人事管理文件編號為P，財務(wù)文件編號為F，其他文書文件編號為T。每一類文書檔案再按照年度流水號編排。如行政管理文件2023年的編號從2023A001開始。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍律師事務(wù)所應(yīng)全面收集律師承辦業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件材料，包括但不限于：1.與當(dāng)事人簽訂的委托代理合同、授權(quán)委托書等法律文書。2.案件受理、審批、結(jié)案等環(huán)節(jié)的相關(guān)文件。3.調(diào)查取證、查閱資料等工作中形成的各類證據(jù)材料。4.庭審記錄、代理詞、辯護(hù)詞等訴訟文書。5.法律意見書、盡職調(diào)查報告、合同審查意見等非訴訟法律事務(wù)文件。6.律師事務(wù)所內(nèi)部的行政管理、人事管理、財務(wù)管理等方面的文件。（二）收集要求1.承辦律師應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時將相關(guān)文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性和完整性。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合要求，能夠長期保存。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，分別歸入業(yè)務(wù)檔案和文書檔案的相應(yīng)類別中。2.排列編號在每一類檔案中，按照文件材料的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，并賦予相應(yīng)的編號。3.編目裝訂編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。對文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。4.備考表填寫在每卷檔案的末尾填寫備考表，記錄檔案的整理情況、變更情況、存在問題及處理意見等。五、檔案的保管（一）保管期限劃分律師檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案《律師事務(wù)所章程》《律師執(zhí)業(yè)證書》等重要法律文件。涉及律師事務(wù)所重大權(quán)益、重大案件以及具有重要?dú)v史價值和社會影響的檔案。2.長期保管的檔案一般訴訟案件和非訴訟法律事務(wù)檔案，保管期限為30年。律師事務(wù)所行政管理、人事管理、財務(wù)管理等方面的重要文件，保管期限為30年。3.短期保管的檔案一般性訴訟案件和非訴訟法律事務(wù)檔案，保管期限為10年。臨時性、階段性的文件材料，保管期限為5年。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案的數(shù)字化管理1.建立律師檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和存儲，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲，建立索引目錄，方便查詢和調(diào)用。4.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.律師事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要查閱律師檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱律師檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員陪同查閱。3.當(dāng)事人及其代理人因案件需要查閱相關(guān)檔案的，應(yīng)提交書面申請，經(jīng)律師事務(wù)所同意后，按照規(guī)定的程序查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的編號、題名、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱范圍提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、損毀等行為。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.律師事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要借閱律師檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照借閱范圍提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人員姓名、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.律師事務(wù)所應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、律師代表、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。（二）銷毀程序1.銷毀清冊經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工