PAGE業(yè)主方工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強業(yè)主方工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、改造以及項目后評價等提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)主方負責的所有工程項目檔案管理工作，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。（三）依據本制度依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔規(guī)范》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準制定。（四）定義1.工程檔案：指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗收文件等。2.業(yè)主方：指工程項目的建設單位或投資主體，對工程項目的建設全過程負責組織、協調和管理。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協調各部門和參建單位的工程檔案管理工作。3.負責收集、整理、歸檔和保管工程項目的各類檔案資料。4.組織工程檔案的驗收工作，確保檔案質量符合要求。5.提供工程檔案的查閱、借閱服務，做好檔案利用記錄。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目的工程檔案管理工作，明確各部門和人員的檔案管理職責。2.督促項目各部門及時整理、移交檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。3.協調解決工程檔案管理工作中出現的問題，保證檔案管理工作順利進行。（三）各部門職責1.負責本部門在工程建設過程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好工程檔案的驗收、檢查等工作，提供必要的協助和支持。（四）參建單位職責1.按照合同要求，負責本單位承擔的工程項目范圍內文件資料的收集、整理、歸檔工作，并向業(yè)主方移交完整的檔案資料。2.接受業(yè)主方檔案管理部門的指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合相關規(guī)定。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.勘察設計文件：包括工程地質勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件等。3.施工過程文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、施工日志、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工決算報告等。6.其他與工程建設有關的文件資料，如會議紀要、來往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應明確專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循工程建設的自然規(guī)律和文件形成的特點，保持文件之間的有機聯系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照工程前期文件、勘察設計文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類。2.對每一類文件按照時間順序或項目進展階段進行排列。3.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。4.將文件資料裝訂成冊，編制卷內目錄和備考表。5.竣工圖應與施工圖對應，對變更部分進行修改，并加蓋竣工圖章。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門和參建單位應在規(guī)定時間內將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案資料應編制移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應對移交的檔案資料進行審核，對不符合要求的及時退回整改。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工程前期文件、竣工驗收文件等對工程建設具有重要歷史價值和法律憑證作用的文件。3.長期保管的檔案主要包括施工過程文件、監(jiān)理文件等對工程建設和維護有一定參考價值的文件，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性文件資料，保管期限一般為5年以下。（三）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對電子檔案應進行存儲介質備份，并定期進行檢查和維護，確保數據安全。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位人員查閱工程檔案，需填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員查閱或借閱工程檔案，需持有單位介紹信，并經業(yè)主方檔案管理部門負責人批準。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經批準后辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。（三）歸還要求1.查閱或借閱人員應按時歸還檔案資料，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。2.歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人及相關專業(yè)人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等。2.銷毀清單經鑒定小組組長簽字后，報業(yè)主方主管領導批準。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為工程建設和管理提供便捷的檔案信息支持。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部門應及時將紙質檔案資料進行數字化錄入，確保數據準確、完整。2.對電子檔案應定期進行備份和維護，保證數據的安全性和可用性。3.建立檔案信息更新機制，及時錄入檔案的變更信息，確保檔案信息的時效性。（三）系統(tǒng)功能與應用1.工程檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.利用系統(tǒng)實現檔案的在線查閱和借閱審批，提高檔案利用效率。3.通過系統(tǒng)對檔案數據進行統(tǒng)計分析，為工程建設和管理提供決策依據。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門和參建單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對發(fā)現的問題及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。（二）考核評價1.建立工程檔案管理工作考核評價機制，對各部門和參建單位的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價結果作為對各部門和參建單位績效考核的重要依據。（三）獎懲措施1.對檔案管理工作